L’organisation des documents à l’ère numérique

Avec la vive concurrence et les avancées technologiques qui voient le jour, les entreprises doivent être en mesure d’avoir accès à leurs informations financières rapidement. Allez hop la quatrième vitesse, mais où est donc passé mon budget prévisionnel? Savoir que l’information est disponible est une chose mais la retrouver rapidement en est une autre. Cette semaine, je vous présente nos méthodes efficaces d’organisation de l’information financière. Chez Cofinia conseil inc., on aime utiliser notre temps à autre chose que retrouver des papiers.

Vous le savez probablement, l’équipe Cofinia travaille dans un environnement sans papier. 100% sans papier, que ce soit pour nos besoins internes ou pour ceux de nos clients. Qui dit environnement sans papier dit gestion des documents ultra numérisée. Et qui dit numérique dit rapidité, flexibilité et efficience. De la musique à nos oreilles.

 

« Sans papier, est-ce que ça change vraiment quelque chose ? ». Le jour et la nuit, je vous le dis. Le numérique transforme complètement la recherche de documents. Terminées les recherches à la main dans un classeur rempli de documents, les touches de raccourci CTRL + F seront maintenant votre meilleure ressource. Ces deux touches « magiques » vous permettent de retrouver le document voulu en tapant un simple mot clé dans la barre de recherche. Bingo!

J’ai piqué votre curiosité ? Continuez plus loin.

 

La première étape pour maximiser vos recherches, implique une gestion documentaire numérique qui se sépare en trois catégories : Permanent, Paie et Comptabilité annuelle.

 

Permanent

Tout d’abord, peu importe le domaine de l’entreprise, il y a toujours des documents importants à conserver qui ont une vie utile « éternelle ». On dit qu’il n’y a rien d’éternel, mais on parle ici de ces documents qui ont une étampe invisible IMPORTANT dans le coin droit… Convention d’actionnaires, organigramme, bail, logos, diverses ententes, numéros de taxes? Ces documents font partie intégrante du Dossier Permanent. On peut s’y référer plusieurs fois par année, comme dans 2 ans, dans 5 ans ou dans 10 ans. Nous recommandons de les conserver dans un dossier séparé afin d’y avoir accès rapidement. Terminé le point d’interrogation dans vos yeux lorsque le gouvernement vous demande votre numéro d’identification ou votre NEQ. En quelques clics, vous retrouverez ces informations dans le Dossier Permanent.

 

Notez bien : Ces documents sont reliés au noyau opérationnel de votre entreprise et il faut vous assurer de disposer des versions les plus récentes.

 

Paie 

Quand il est question de paie, il est question de CONFIDENTIALITÉ. Il est primordial d’être top top top nickel dans la gestion de tous les documents reliés à la paie. Par documents reliés à la paie, on entend les contrats des employés, les documents fournis par le site de paie (Nethris ou Employeur D par exemple), les ententes d’assurances collectives ou de REER. Nous vous recommandons de conserver ces documents dans un Dossier Paie et de limiter l’accès à certains utilisateurs. Vous cherchez le contrat d’un employé qui travaille pour vous depuis 10 ans ? En dix ans, il s’en brasse des documents! Pas de souci! Avec le Dossier Paie, vous aurez accès à ce document facilement.

 

Notez bien : Les documents courants relatifs à la paie sont classés par année civile.

 

Comptabilité annuelle

En ouvrant ce dossier, vous devriez être en mesure de relater l’histoire de l’entreprise en détail dans les dernières années. Les documents sont d’abord divisés par année financière, puis séparés par période (soit par mois ou par trimestre) pour affiner les recherches.

 

À chaque mois (ou trimestre), au cœur de l’action, on retrouve la Banque, la Carte de crédit corporative, les Rapports de dépenses, les Fournisseurs, les Ventes entre autres. Mais comment classer les documents dans ces dossiers pour maximiser les recherches ? Nous recommandons d’enregistrer les documents de façon à vous permettre de faire une recherche d’une manière différente de celle permise par votre système comptable. Par exemple, pour les factures à payer, vous pouvez les nommer par le nom du fournisseur et le numéro de facture. Avec ce type de classification, vous n’aurez plus l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. « Hydro-Québec #567444890 », et voilà !

 

Notez bien : À des fins de vérifications fiscales, il est obligatoire de conserver les documents des sept dernières années.

 

Bref, en plus de rendre les recherches plus efficientes, nous avons opté pour une gestion numérique, car cela permet d’avoir accès à tous les documents en tout temps peu importe l’endroit. Que des membres de votre équipe se retrouvent à Québec, à St-Clin-Clin ou à Dubaï, en quelques clics, toutes les informations sont disponibles.

 

De plus, grâce à la sauvegarde nuagique, vous pouvez conserver vos documents en ligne et donner accès à votre répertoire GoogleDrive ou OneDrive à une tierce personne (par exemple à votre comptable moderne externe). Terminés les reçus empilés dans une boîte de chaussures, terminées les piles de document tachées par votre café, bienvenue les recherches efficaces, bienvenue l’organisation à toute épreuve.

 

Alors, partant pour une organisation documentaire numérique?

 

Léa Brassard-Dion, CPA, CA

  • Posted by cofinia
  • On 6 juin 2018
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