Migration de Sage50 à Zoho Books, le témoignage de Bernard Gaudreault chez Planifika

Bernard chez Planifika a été notre premier client, il y a maintenant 2 ans. Il utilisait Sage50 pour sa comptabilité. Déjà, il aurait aimé avoir accès à ses informations financières en ligne. Nous avons bien sur regardé pour faire une migration à SageOne, mais l’application n’était pas mature.

Puis en février 2018, suite à la conversion progressive de tout nos clients vers Zoho, je lui ai parlé de faire une migration vers Zoho Books. Puis suite au départ de sa technicienne comptable, nous avons pris le relais et je lui ai suggéré d’en profiter pour passer à Zoho Books. La décision a été rapide, un courriel, 2 lettres, GO!

La conversion a été simple, puisque nous nous occupons de sa comptabilité depuis 2 ans.

Que pense Bernard de Zoho?

« La migration a très bien été, c’est simple. Peut-être parce que nous sommes habitués avec les tableaux de bord, mais je trouve que l’aspect visualisation, l’accès au site web, c’est très instinctif et facile d’utilisation. Je consulte pratiquement à tous les jours mes informations financières sur mon téléphone, les comptes à recevoir, les comptes à payer. Pour Zoho Expenses, c’est très simple, avec le téléphone, on prend les photos de reçus. Il faut juste se discipliner. Je ne regrette pas du tout mon ancien système comptable au contraire. »

Pour une migration telle que celle que nous avons fait pour Bernard, voici les étapes que nous avons réalisé:

Configuration de l’application

Le client doit d’abord créer son compte Zoho Books et ensuite nous donner un accès. Nous ajoutons les informations de base (adresses, numéros de taxes, modules requis), configurons les taxes de ventes, préparons les modèles de factures et les messages de courriels. Vous pouvez voir notre capsule web pour en savoir plus https://youtu.be/Y6mrSVZ6bJk.

Intégration de la charte de compte

La charte de compte est un élément important de la configuration. Une charte bien montée permet d’avoir une information financière utile à la prise de décision. Et puis, dans Zoho, il y a les comptes systèmes auquel il faut apporter une attention particulière. Certains de ces comptes sont liés à des écritures comptables automatiques de Zoho, il faut s’assurer que tout est bien structuré.

Import des clients et des fournisseurs

Une des raisons pourquoi j’ai choisi la suite Zoho, c’est qu’on peut importer et exporter à partir d’excel. A partir d’un fichier modèle disponible dans l’application, on peut importer les clients et les fournisseurs de votre vieux système dans Zoho sans avoir à le faire manuellement.

Intégrations des soldes

Idéalement, on peut profiter d’une nouvelle année financière pour utiliser un nouveau système comptable, mais ce n’est pas obligatoire. On peut très bien intégrer les soldes en cours d’année. On doit ajouter les soldes des comptes à partir d’une balance de vérification ainsi que les factures clients qui sont encore en solde et les factures fournisseurs non encore payés.

Formation au client

L’interface de l’application est très intuitive et conçu pour les utilisateurs et non pour le personnel comptable. Par exemple, lorsqu’il faut choisir un code comptable, on a pas besoin d’inscrire un numéro de compte, on peut tout simplement écrire les premières lettres du compte pour le sélectionner. Ainsi on va inscrire loyer au lieu de 58345 pour le compte comptable. C’est beaucoup moins aride pour l’utilisateur. Vous trouverez également plusieurs capsules sur notre chaîne Youtube https://www.youtube.com/channel/UC3P0bAdFRVwomMS85WFyzqw/playlists

Pour une migration réussie

Un changement de système comptable entraîne quelques perturbations, mais une fois la période de transition complétée, je suis convaincu que vous gagnerez au change. Que vous souhaitiez le faire vous même ou que vous soyez accompagné, l’important est d’y aller par étape et de partir du bon pied. Nous avons eu plusieurs clients qui ont commencé  à utiliser Zoho Books sans se préoccuper de l’impact comptable, et ils ont dû faire appel à nous pour analyser pourquoi l’informations financière n’étaient pas correcte. Nous avons dû faire plusieurs correctifs pour s’assurer que l’application soit bien configurée.

Vous avez des questions sur les applications Zoho, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Marie-Andrée

418 928-1275

  • Posted by cofinia
  • On 16 mai 2018
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Tags: comptabilité, implantation, migration, Tenue de livres, Zoho books

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