Un environnement sans papier, pourquoi pas ?

Je me présente, Léa Brassard-Dion, je suis comptable professionnelle agréée. Comptabilité… je vois déjà certains et certaines d’entre vous se dire « comptabilité = montagne de papiers et chiffres à démêler, ouff !» et bien non, un environnement sans papier, c’est possible.

Bien entendu, la comptabilité (et aussi la vie de tous les jours) nous inonde d’informations et de documents à gérer, à classer, à analyser. Des factures, des contrats, des chèques… Mais je vous arrête tout de suite, « comptabilité » peut aussi rimer avec simplicité et environnement sans papier! Vous comprendrez en lisant ce qui suit la révélation que j’ai eue en travaillant dans un tel environnement chez Cofinia Conseil Inc.

Sans papier, vraiment?

Février 2018 : Marie-Andrée m’a approché pour se joindre à son équipe chez Cofinia Conseil Inc. Connaissant déjà Marie-Andrée comme une IT superwoman, je savais bien qu’elle me proposait un emploi qui sortait de l’ordinaire. Ce doit être de la comptabilité 2.0, je me disais. Quand elle m’a parlé d’un environnement SANS PAPIER, j’étais curieuse… et sceptique. « Sans papier? Vraiment ? » Je m’imaginais qu’on sauverait peut-être quelques arbres en imprimant un peu moins.

Ayant évolué dans divers types d’entreprises au cours des dix dernières années (cabinet comptable, firme d’ingénierie, multinationale dans le recyclage de métaux), j’en ai vu passer du papier! De toutes les couleurs, de tous les formats; empilé sur un bureau, mélangé dans une filière, taché par une tasse de café, légèrement (ou grandement) chiffonné ou encore pire perdu… Comme il était omniprésent dans mon quotidien, je me demandais vraiment comment je pourrais complètement l’éliminer.

Quelques semaines ont passé et ma curiosité devenait de plus en plus forte à mesure que mon scepticisme fondait comme neige au soleil.

3 avril 2018, ma première journée : AUCUN papier sur les bureaux. Je me disais : « Wow Marie-Andrée est la « reine du classement ». Après quelques heures, toujours aucun papier ni dossier sur les bureaux. Mais où sont donc passés les documents ?

Et c’est là que Marie-Andrée m’a présenté Zoho Books. Un logiciel comptable réfléchi et bâti pour les non-comptables businessmen/businesswomen de ce monde. Ses multiples fonctions permettent de faire la gestion des documents et des informations complètement en ligne. Une réelle RÉVÉLATION!

LA révélation

Je n’ai eu besoin que de quelques jours pour constater tous les bienfaits d’un environnement sans papier. En plus d’être éco-responsable, les avantages liés à cette façon de travailler sont les suivants : économie de temps, disponibilité de l’information, économie d’argent … Alléluia!

Économie de temps

En l’espace d’un simple clic, il est possible d’interrelier des documents (un paiement avec une facture par exemple) ou de faire des recherches. CLIC, CLIC, BOOM : les documents interagissent et se parlent entre eux grâce au fameux nuage. Plus besoin de gaspiller de précieuses minutes à classer des factures par ordre alphabétique pour s’y retrouver, ou bien de chercher dans la pile de documents le fameux contrat de Monsieur X.

Disponibilité de l’information

Avec un environnement sans papier, en plus d’être éco-responsable, vous êtes toujours à trois clics d’obtenir l’information désirée, et ce peu importe où vous vous trouvez, peu importe le moment de la journée.  Ouvrez votre ordinateur, entrer votre mot de passe et boom le tour est joué. En deux temps, trois mouvements, vous voilà connecter et prêts à conquérir le monde. N’est-ce pas « beautiful »?

Économie d’argent

Évidemment, la comptable en moi ne peut s’empêcher de vous mentionner qu’en plus de sauver du temps et d’avoir accès à l’information 24/7, un environnement sans papier permet de sauver de l’argent. Imaginez simplement la quantité de papier que vous utilisez à chaque année, les cartouches d’encre, les classeurs (car oui il faut classer tout ce beau papier), l’espace (car oui il faut conserver les archives des documents des 7 dernières années pour le gouvernement). Et ce n’est encore une fois que la pointe de l’iceberg.

Et pour terminer

Finalement, si je ne vous ai pas encore convaincu (car il y en a des plus coriaces que d’autres), je peux vous confirmer que la transition se fait très rapidement. La preuve en est que j’ai moi-même adhéré très vite à cette façon de travailler et je me demande déjà comment je pourrais faire autrement. La réticence face au changement est humaine, mais avec les bons outils, les avantages de passer à l’ère numérique sont tellement présents que vous adopterez cette façon de travailler dès les premiers jours. L’environnement sans papier viendra révolutionner la gestion de votre entreprise ou de votre comptabilité. Vous vous demanderez même pourquoi vous pensiez que le papier était si nécessaire à vos vies par le passé.

L’environnement sans papier, l’essayer c’est l’adopter.

Alors, à quand votre saut à l’ère numérique?

 

Léa Brassard-Dion, CPA

lbrassard-dion@cofinia.ca

  • Posted by cofinia
  • On 25 avril 2018
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Tags: comptabilité, efficacité, numérique, sans papier, zoho

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