Nouveauté dans Zoho books – Gestion des documents

Voici une nouvelle fonctionnalité de Zoho books que j’aime particulièrement. Vous pouvez envoyer vos factures fournisseurs et faire la gestion des documents dans l’application Zoho books.

Quelle utilité me direz-vous? Il y en a plusieurs!

Si comme moi, vous faites votre comptabilité une fois par mois, cela permet de transférer vos documents via courriel à votre compte Zoho books au fur et à mesure que vous les recevez. Par exemple, les factures de vos fournisseurs (reçues en PDF) se retrouvent dans votre boîte de réception Zoho books. Lorsque vous serez prêt à faire votre comptabilité vous aurez vos documents prêt à traiter, tous au même endroit. Cette option de gestion des documents vous fera sans aucun doute sauver un temps précieux.

Zoho dispose également de la fonction de scan intelligent. De base, vous avez 5 scans par mois, mais vous pouvez aussi ajouter un nombre additionnel à votre forfait mensuel ou annuel.

Les scans intelligents vont inscrire le nom du fournisseurs, la date et le numéro de la facture et le montant. Il ne vous reste qu’a ajouter le code comptable.

Comment utiliser Zoho Books pour faire la gestion des documents.

Il faut d’abord activer votre boîte de réception Zoho Books en allant dans la section des documents.

 

Capture d'écran gestion documentaire dans Zoho Books

 

Ensuite, il faut activer l’adresse courriel de votre Zoho books.

 

Capture d'écran Zoho books téléverser un document

 

Copier cette adresse dans vos favoris de votre compte de messagerie et envoyez-y vos factures fournisseurs.

 

capture d'écran zoho books

 

Pour inscrire la facture, sélectionner le document et ajoutez le aux factures fournisseurs. Vous devrez compiler les informations manquantes.

 

capture d'écran zoho documents

 

capture d'écran création de facture

 

Finalement, classez vos documents comme vous le souhaitez.

 

capture d'écran déplacer vers un dossier

 

Vous pouvez configurer les dossiers comme vous le souhaitez.

 

capture d'écran gestion des documents

 

En espérant que cela vous soit utile.

Marie-Andrée

  • Posted by cofinia
  • On 28 février 2018
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Tags: comptabilité, factures, Zoho books

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