Avec les applications cloud, il est de plus en plus facile d’avoir accès en temps (presque) réel à la performance financière de notre entreprise. Bien sûr, comme comptable, je suis assez bien outillée pour analyser les chiffres. Par contre, en tant qu’entrepreneure, je dois dire que cela prend un autre sens.

Pourquoi? Parce que ce ne sont pas que des chiffres et il ne suffit pas de prendre des décisions en lien avec l’analyse qu’on fait de ces indicateurs. Dans le passé, comme CFO, je donnais mon opinion, j’émettais des recommandations, mais ultimement, c’était le CEO et l’équipe de direction qui prenaient les décisions.

Depuis que j’ai fondé Cofinia, je me pose le même genre de questions que les entrepreneurs que je rencontre. Mon avantage, je sais comment structurer l’information pour analyser les résultats et prendre des décisions. Je dois dire que je ne prends pas toujours les bonnes décisions, mais comme on m’a déjà dit, il est mieux de prendre des décisions et de faire des erreurs que de ne prendre aucune décision. Au moins on apprend. Et je dois dire que j’apprends tous les jours!

La marge brute

Si votre charte de comptes est bien structurée, vous devriez être en mesure de calculer le coût des services que vous offrez et par le fait même, la marge brute. Pourquoi est-ce important? Parce que c’est le premier jalon d’analyse de la rentabilité. Le chiffre d’affaires c’est important, mais ce qui est vraiment important, c’est de dégager des profits. Beaucoup d’entreprises comptabilisent les salaires et les dépenses dans une seule rubrique de comptes comptables. Je suggère toujours de séparer les comptes en 3 rubriques distinctes au minimum.

Coûts directs (en lien avec les services rendus)

Coûts ventes et marketing

Coûts administratifs

De cette façon, il est possible d’identifier la marge brute (revenus moins coûts directs). Une entreprise doit généralement au minimum 50% de marge brute.

Le taux effectif

J’aime beaucoup cet indicateur, car je le trouve très révélateur face à la performance à atteindre. On le calcule en divisant les revenus de la période par le nombre d’heures réalisées. À noter que si vous avez beaucoup de dépenses refacturables, il faut réduire les revenus de ces montants pour donner un portrait plus juste.

Ainsi, si vous chargez un taux de 100 $/heure, vous aurez une idée du taux réel réalisé sur vos mandats en calculant le taux effectif. Il y a souvent des heures que nous ne sommes pas en mesure de charger à nos clients (prise de connaissance de dossiers, déplacements, reprise de travaux, etc). Il est donc pertinent de s’assurer que nous sommes en mesure de couvrir les frais généraux et cela ne sera pas possible si notre taux effectif est plus bas que ce qui est requis et anticipé.

Rentabilité par projet ou client

La rentabilité c’est la clé. Ça semble simple, mais quand on démarre une entreprise, on veut toujours en donner plus au client pour établir notre crédibilité, donner un bon service et s’assurer que nos clients reviennent et nous réfèrent.

Calculer la rentabilité par projet ou par client implique qu’il faut faire des feuilles de temps. Pour plusieurs, ce n’est pas une partie plaisante, mais elle est essentielle. En attribuant des taux moyens à nos ressources, il est assez facile de déterminer si nos projets/clients sont rentables ou s’il faut prendre action.

Le délai de recouvrement des ventes

Se faire payer, c’est le nerf de la guerre. J’entends souvent dire « Je fais des profits, pourquoi mon compte de banque est toujours vide? ».

La première chose que je valide, c’est si l’entreprise fait bel et bien de l’argent. Quand l’entrepreneur se paye en dividende, on réalise parfois que les profits ne sont pas suffisants. Si on ajoutait le salaire de l’entrepreneur, on verrait que les revenus ne seraient pas suffisants.

Puis, je regarde le délai de recouvrement. Non je ne regarde pas l’âge des comptes. C’est utile, mais cela ne tient pas compte des travaux réalisés, mais non facturés. En effet, il arrive parfois qu’on ne puisse systématiquement facturer tous les travaux à la fin du mois. Selon les principes comptables, il y aurait lieu de comptabiliser des travaux en cours, mais en général, les petites entreprises ne le font pas. Résultat, on ne se rend pas compte, mais on se retrouve à récupérer les coûts entre 60 à 90 jours plus tard.

Pour calculer le DSO, voici donc comment je procède :

• Revenus du mois / Comptes à recevoir * 30 jours
• Revenus du mois / (Comptes à recevoir + travaux en cours) *30 jours

Cela nous donne le nombre de jours pour récupérer nos coûts.

Le burn rate ou nos coûts mensuels

Les coûts d’une entreprise de services sont composés majoritairement de salaires. Ensuite viennent les dépenses d’administration comme le loyer, les frais logiciels, les frais d’assurances et les honoraires professionnels. Il est assez simple de faire une moyenne mensuelle de ces coûts.

Une fois ce montant établi, il suffit d’ajouter un montant pour couvrir les frais d’intérêts, les remboursements de dettes, les impôts et le dividende de l’actionnaire s’il y a lieu pour établir le revenu qu’il faut générer pour rencontrer les obligations de l’entreprise.

J’ai, bien entendu, simplifié l’explication en ne tenant pas compte d’investissements à faire et de coûts variables importants, mais cela peut vous donner une bonne idée.

Pourquoi est-ce utile? Pour savoir combien de ventes il faut générer tous les mois pour dégager assez de profits.

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