La gestion des ressources a toujours été au cœur des entreprises ; les employés en sont le moteur. Diverses tendances, modes et stratégies de gestion ont été déployés, essayés et abandonnés au fil des années. Le style de gestion des ressources est généralement directement corrélé avec les tendances sociales et culturelles de l’époque. Je ne vous apprendrai rien en mettant de l’avant que les tendances actuelles de notre société sont irrémédiablement orientées vers les technologies, les télécommunications et l’instantanéité de l’accès à l’information.
Bien que les styles de gestion aient évolué dans le temps en fonction des tendances, un réel virage numérique dans la gestion des ressources humaines tarde à voir le jour, comparativement aux autres pans d’une entreprise, tels que la comptabilité, les ventes ou encore la production. Pourquoi? Je n’ai malheureusement pas la réponse, mais j’oserais dire qu’il y a quelque chose de peu instinctif lorsqu’on associe ‘’ressources humaines’’ et ‘’logiciels de gestion’’ ; c’est comme si nous avions l’impression de dénaturer l’essence même des ressources humaines. La réponse est peut-être bien plus simple que cela aussi : l’administration d’une entreprise a souvent tendance à apprécier les fichiers Excel! Peu importe la réponse et les raisons sous-jacentes, le virage numérique qui s’impose au sein de toutes les industries doit également être reflété au sein de la gestion des ressources humaines, des petites comme de grandes entreprises.
De nombreux logiciels s’offrent aux entreprises quant à la gestion des ressources humaines. Ceux-ci offrent généralement des fonctionnalités similaires quant aux éléments de bases tels que la gestion des informations, la gestion documentaire, l’automatisation des communications, etc. En fonction de vos besoins d’entreprise, plusieurs applications offrent des fonctionnalités plus spécifiques ou encore, des intégrations natives offrant accès à davantage de fonctionnalités, telles que la gestion des horaires, le ‘’punch in / punch out’’, la gestion des vacances, gestion de formation, mise en poste, etc.
L’accès à l’information, la réalité technologique actuelle
Les avantages associés à la mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines sont multiples et de différents ordres.
Dans un premier temps, cela nous permet de regrouper toutes les informations relatives d’un employé à un seul et même endroit. Certaines plateformes vous permettent également de personnaliser la structure des fiches employées et de créer des champs spécifiques à vos besoins ou encore d’organiser l’information à votre guise. Vous cherchez la date de début d’un employé, son numéro d’assurance sociale, son contact en cas d’urgence, son contrat signé, sa date d’anniversaire, la prochaine date de révision salariale ou encore les notes de ses dernières évaluations ? Tout y est.
Il est également possible de rendre certaines portions de la fiche d’employé accessible à différents niveaux d’autorisation. Cela peut être très pratique par exemple lors du mois de juillet, lorsque plusieurs employés ont déménagé et que leurs coordonnées doivent être mises à jour : en leur donnant accès à cette section, ils peuvent le faire par eux-mêmes.
Dans un second temps, l’accès aux informations relatives aux congés. Avant la mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines, je devais me faire demander au moins 2 fois par semaine quel était le solde pour telle banque de congés pour tel employé. Entendons-nous, aller chercher, valider et communiquer cette information ne sont pas des tâches à valeur ajoutée. Un logiciel de gestion des ressources humaines permet aux employés d’avoir accès de manière autonome à ces informations, en tout temps. Cela étant dit, il est important de garder en tête que la plupart des logiciels n’ont pas d’intégration avec les systèmes de paie québécois ; il faut donc importer les mises à jour dans la plateforme à partir de votre système de paie.
Bref, un élément non négligeable des logiciels de gestion des ressources humaines est de donner l’accès aux informations de manière rapide aux différentes parties prenantes qui ont à obtenir, mettre à jour ou modifier des informations sur la fiche d’un employé.
Automatiser pour mieux communiquer (et ne plus rien oublier)
Mais qui dit ‘’champs avec de l’information’’ dit aussi ‘’automatisation des communications’’! Bon, c’est peut-être juste moi qui dis cela, mais l’idée est la suivante : tous champs comportant une information peuvent servir de déclencheurs à des actions automatisées.
Simplifions : suite à l’embauche d’un nouvel employé, vous avez indiqué sa date de début dans la plateforme. Une automatisation a été créée de manière à ce qu’un champ appelé ‘’date de fin de probation’’ soit automatiquement populé avec la date qui correspond à la période type de probation. Une semaine avant l’échéance, un courriel automatisé est envoyé au gestionnaire du nouvel employé lui indiquant la fin de la probation et les étapes à suivre. Trois jours après, un second courriel est envoyé au nouvel employé avec un questionnaire à remplir en lui mentionnant la fin de la probation à venir, lorsque le questionnaire est complété, l’information est transmise au gestionnaire en vue de la rencontre.
Ceci n’est qu’un exemple à haut niveau des automatisations qui peuvent être réalisées. L’idée à retenir et les avantages qui en découlent sont le fait que vous n’oublierez plus d’anniversaire d’embauche, de rappel pour planifier les vacances ou de fin de probation, et la gestion des ressources humaines n’en sera qu’améliorée, en plus d’être simplifiée.
Outre l’accès à l’information et l’automatisation des communications, la plupart des logiciels de gestion des ressources humaines permettent de suivre et d’évaluer la performance et le développement des compétences, de gérer les demandes de vacances, de matériel et de formations, d’animer une page avec des questions & réponses, et de standardiser l’accueil des nouveaux employés. Les possibilités sont multiples et les solutions technologiques très variées. Notre conseil est d’opter pour une application abordable, offrant une navigation intuitive et qui offre suffisamment de fonctionnalités qui vous permettront d’évoluer dans votre utilisation de celle-ci.
Vous aimeriez en apprendre davantage ou obtenir de l’accompagnement personnalisé pour votre virage numérique? Le programme Virage Numérique propulsé par Événement Attraction Québec travail avec l’équipe de Cofinia Conseil pour aider les entreprises d’ici à faciliter le changement de la mise en place de nouveaux outils technologiques.
