Le défi de la cohérence entre les départements
Chez Cofinia, nous avons rencontré le défi classique des entreprises : des décalages et des incohérences entre les ventes, la gestion de projet et la comptabilité. Les échanges répétitifs de budget entre les départements ralentissaient nos opérations.
Mais nous avons trouvé la solution en intégrant et en harmonisant nos outils : Zoho CRM, Zoho Projects et Zoho Books. Voici comment nous avons procédé.
-
Standardisation des processus de gestion de projet
Pour que chaque département parle le même langage, nous avons standardisé notre gestion de projet, nos estimations et nos offres de services. Par exemple, une banque d’heures vendue est représentée de manière identique dans toutes nos applications. Cela permet une compréhension et une gestion uniformes, réduit le besoin de transferts de connaissances et assure la clarté pour tous les employés, quel que soit leur rôle.
-
Création des modèles de projets et des articles uniformes
Nous avons développé des modèles de projet, chaque jalon étant prédéfini pour faciliter la réplication dans nos offres de service. Parallèlement, des articles correspondants ont été créés dans Zoho Books. Ainsi, la facturation devient un processus transparent, réduisant les erreurs et les doublons.
-
Liaison entre les ventes et les projets
Dans Zoho CRM, nous avons intégré un sous-formulaire permettant de créer des projets dès la phase de vente. Cela lie immédiatement le projet au bon client et à l’opportunité correspondante, et active le projet dès la conclusion de la vente, tout en mettant à jour les informations en fonction de l’offre de service finale.
-
Automatisation des échanges entre les différents départements
Avec des processus bien établis, l’automatisation devient possible. Elle permet de diminuer le temps administratif non facturable, de s’assurer que certaines actions sont prises à des moments clés, et de fluidifier la circulation de l’information entre les ventes, la gestion de projet et la comptabilité.
Passez à l’action !
Chez Cofinia, nous avons adopté cette méthode et l’avons implantée chez plusieurs clients, simplifiant et standardisant le parcours client du prospect à la facture finale. Fatigué de perdre du temps en tâches administratives répétitives ? Contactez-nous pour optimiser l’efficacité entre vos départements.
