Comment calculer les travaux en cours (WIP) en comptabilité ?

Calculer les travaux en cours consiste à déterminer, à une date donnée, la valeur des travaux réalisés mais non encore facturés, en tenant compte du budget initial, des montants facturés et du coût estimé pour terminer le projet. Une mauvaise évaluation des travaux en cours peut : créer des profits artificiels en cours d’année,  masquer une perte réelle sur un projet,  fausser les décisions de gestion,  détériorer la trésorerie.  Voici concrètement comment procéder.   1. Comment définir les travaux en cours ? Les travaux en cours (WIP – Work in Progress) représentent : La valeur des travaux réalisés à la date de clôture qui n’ont pas encore été facturés au client. Ils apparaissent à l’actif du bilan. Cas 1 – Projet facturé à l’heure Le calcul est relativement simple : Heures réalisées × Taux facturé – Montant facturé La difficulté principale réside dans la fiabilité du suivi des heures. Cas 2 – Projet forfaitaire C’est ici que le calcul devient stratégique. Il faut maîtriser quatre paramètres.   2. Quels éléments sont nécessaires pour calculer les travaux en cours d’un projet forfaitaire ? 1) L’estimé de départ On établit : les quantités de travail prévues,  les ressources impliquées,  les taux unitaires.  Quantité × Prix unitaire = Budget estimé initial 2) Le budget contractuel Après négociation, le montant peut différer. Deux options : ajuster les heures prévues, plus risqué,  ajuster le taux unitaire, plus conservateur.  Le budget contractuel devient la base de référence. 3) Le montant facturé à ce jour Les factures peuvent être : progressives, selon un pourcentage d’avancement,  liées à des jalons contractuels.  Important : la facturation n’est pas toujours représentative de l’avancement réel.   4) L’estimé pour terminer (EFT – Estimate to Finish) C’est l’étape la plus critique. Il faut estimer : le nombre d’heures restantes,  les ressources nécessaires,  les coûts réels pour compléter le mandat.  Sous-estimer cette portion est la principale cause des pertes surprises en fin d’année. 3. Quelle est la formule pour calculer les travaux en cours ? À la fin d’une période, la formule est : Travaux en cours = Budget – Facturé à ce jour – Estimé pour terminer Cette formule permet de déterminer si le projet génère encore de la valeur. Si le résultat est positif Il reste du budget à reconnaître. Si le résultat est négatif Le projet dépasse le budget. Il faut constater une perte immédiatement. Ne pas reconnaître la perte retarde simplement l’inévitable.   4. Exemple concret Projet forfaitaire : 100 000 $ Facturé à ce jour : 60 000 $ Estimé pour terminer : 30 000 $ Travaux en cours = 100 000 – 60 000 – 30 000 = 10 000 $ Il reste 10 000 $ de marge à reconnaître.   Autre scénario : Facturé : 60 000 $ Estimé pour terminer : 50 000 $ Travaux en cours = 100 000 – 60 000 – 50 000 = –10 000 $ Le projet est déficitaire de 10 000 $. La perte doit être reconnue.   5. Pourquoi faut-il recalculer les travaux en cours chaque mois ? Ne pas réévaluer mensuellement entraîne : Des revenus artificiellement gonflés  Une marge surestimée  Une trésorerie sous pression  Des décisions basées sur de fausses données  Les coûts sont engagés en temps réel. Le revenu doit suivre la même logique. Un recalcul mensuel permet : d’identifier les projets à risque,  d’ajuster les ressources,  de renégocier des avenants,  de protéger la rentabilité globale.    6. Comment éviter les erreurs fréquentes ? Voici les erreurs les plus courantes en PME de services : Ne pas mettre à jour l’estimé pour terminer  Reconnaître du revenu sur des travaux additionnels non autorisés  Utiliser des taux moyens au lieu des taux réels par ressource  Se fier uniquement à la facturation pour évaluer la performance  Ne pas intégrer les données opérationnelles (temps, projet) à la comptabilité  Le calcul des travaux en cours n’est pas qu’un exercice comptable. C’est un outil de pilotage.   7. Comment structurer un système fiable de calcul des travaux en cours ? Un calcul fiable des travaux en cours repose sur une intégration claire entre projets, facturation et comptabilité. Sans cette cohérence, le WIP devient approximatif. Structurer le suivi des projets Un outil comme Zoho Projects permet de : suivre les heures par projet et par ressource  comparer heures prévues vs heures consommées  suivre un budget forfaitaire ou basé sur les coûts  Ce suivi est essentiel pour produire un estimé pour terminer réaliste. Intégrer la facturation Le montant facturé doit être connecté au projet. L’intégration entre Zoho Projects et Zoho Books ou Zoho Invoice permet : de facturer les heures approuvées ou les jalons  de suivre le montant facturé par projet  d’éviter les écarts entre opérations et comptabilité Automatiser le calcul du WIP Une fois les données structurées, le calcul : Budget – Facturé – Estimé pour terminer peut être automatisé via des tableaux de bord, par exemple avec Zoho Analytics, afin d’identifier rapidement les projets à risque ou déficitaires. Mettre en place un rituel mensuel Un système fiable exige une révision mensuelle : mise à jour des heures  ajustement de l’estimé pour terminer  validation du montant facturé  analyse des écarts La technologie facilite le calcul. La rigueur mensuelle protège la rentabilité.   En résumé Calculer les travaux en cours consiste à : Définir un budget contractuel clair  Mesurer l’avancement réel  Estimer rigoureusement le travail restant  Appliquer la formule : Budget – Facturé – Estimé pour terminer  Recalculer chaque mois  Un WIP bien maîtrisé protège la rentabilité. Un WIP mal évalué la détruit silencieusement. Si vous souhaitez valider votre méthode de calcul des travaux en cours ou structurer un système plus robuste, notre équipe peut vous accompagner dans l’analyse, la mise en place d’outils et l’intégration entre vos données opérationnelles et financières. Prenez rendez-vous pour en discuter.  

Comment améliorer la rentabilité d’une entreprise de services ? La réponse tient rarement à “vendre plus”, elle repose sur un pilotage rigoureux du trio marge, temps et trésorerie. Pour y arriver, une PME de services doit mesurer la rentabilité par client, par projet et par heure, pas seulement suivre le chiffre d’affaires. Cela exige des données fiables, une comptabilité structurée, et un lien clair entre opérations (temps, projets) et finance (facturation, coûts, encaissements). Cet article propose une méthode concrète et applicable pour améliorer la rentabilité d’une entreprise de services, en s’appuyant sur des indicateurs stables et des décisions de gestion simples. Pourquoi la rentabilité est souvent floue dans une entreprise de services Dans une entreprise de services, la croissance du chiffre d’affaires peut masquer une rentabilité qui se dégrade. Un carnet de commandes plein ne signifie pas que chaque mandat est profitable, ni que la capacité est utilisée au bon endroit. La première zone d’ombre vient du temps. Le temps non facturable, les dépassements de budget de projet, et les ajustements non refacturés font baisser la marge sans que cela apparaisse dans les ventes. Une autre fuite fréquente est de ne regarder que les heures facturables, sans mesurer les heures non facturables, les frais non remboursables (par exemple, certains frais de déplacement), et le temps consacré à la collection des comptes. Or, ce temps équivaut à financer le client. Quand ces éléments ne sont pas mesurés, les décisions se prennent à l’intuition, prix, embauches, priorités, rabais, sélection de mandats, au lieu d’un pilotage financier PME basé sur des faits. Comment améliorer la rentabilité d’une entreprise de services? Pour améliorer la rentabilité d’une entreprise de services, il faut d’abord structurer la lecture de la rentabilité avec quelques indicateurs prioritaires et stables, puis instaurer une discipline de suivi. En pratique, un suivi mensuel suffit au départ, puis certains indicateurs deviennent hebdomadaires (encaissements, travaux en cours, capacité, pipeline). L’objectif n’est pas de multiplier les rapports, mais de relier chaque indicateur à une action de gestion claire : Ajuster les prix et les modalités (forfait, taux horaire, dépôts, clauses de changement). Cadrer les mandats (périmètre, exclusions, gouvernance, validation client). Réduire le non facturable (réunions, retouches, gestion de projet, formation, support). Revoir l’offre (standardiser ce qui se répète, arrêter ce qui coûte trop cher à livrer). Améliorer l’encaissement (facturation plus rapide, dépôts, relances, conditions). Un levier souvent sous-estimé consiste à identifier les clients et les types de mandats qui génèrent vraiment de la rentabilité, et ceux qui semblent rentables sur papier, mais qui sortent du périmètre d’expertise, augmentent les risques, et consomment du focus. Enfin, l’architecture d’information fait la différence. Améliorer la rentabilité PME exige de relier finance (comptabilité), opérations (temps, projets) et ventes (pipeline) pour suivre le même réel, au même moment, avec les mêmes définitions. C’est précisément ce que permet une approche connectée, par exemple via l’écosystème Zoho, lorsque la structure est bien conçue.  Les indicateurs financiers qui font vraiment la différence en services Il existe plusieurs indicateurs utiles, et Cofinia en a déjà présenté une vue plus large dans son article de référence sur les indicateurs de performance. Ici, l’objectif est de résumer ceux qui sont les plus “actionnables” pour améliorer la rentabilité d’une entreprise de services, sans refaire une liste exhaustive. 1) Marge brute entreprise de services (revenus moins coûts directs) La marge brute mesure ce qui reste une fois les coûts directement liés à la livraison absorbés (salaires ou sous-traitance “delivery”, coûts projets, licences affectées aux projets, etc.). Elle sert à répondre à une question de gestion simple : “Est-ce que nos mandats sont vendus assez cher pour payer la livraison, et dégager une marge pour l’administration et la croissance ?” Décisions associées : ajuster le pricing, revoir les taux vendus, limiter la sous-traitance non planifiée, mieux classer les coûts directs, stopper les mandats structurellement non profitables. 2) Taux effectif vs taux vendu (revenus nets / heures réalisées) Le taux vendu est ce que vous facturez. Le taux effectif est ce que vous encaissez réellement par heure livrée, après rabais, ajustements, dépassements, temps non facturé et dérives de périmètre. C’est souvent l’indicateur qui explique pourquoi une équipe “occupée” ne produit pas la rentabilité attendue. Décisions associées : cadrage des mandats, gestion des changements, limites de support inclus, forfaitisation plus stricte, règles internes sur ce qui est facturable, amélioration du suivi de temps. 3) Rentabilité par projet et rentabilité par client Une entreprise de services gagne en clarté quand elle peut dire : “Ce type de projet est rentable, celui-ci ne l’est pas”, et “Ce client améliore notre marge, ce client la dégrade”. Sans cette lecture, on développe souvent les comptes les plus bruyants, pas les plus profitables. Décisions associées : ajuster le mix clients, renégocier les conditions, réviser les périmètres, refuser certains mandats, prioriser les segments qui correspondent à votre expertise, standardiser les livrables. 4) Flux de trésorerie PME et délai de recouvrement (DSO) Une entreprise de services peut être rentable et manquer de cash. Le DSO (délai de recouvrement) mesure la vitesse à laquelle les ventes se transforment en encaissements. Quand il s’allonge, vous financez vos clients, et vous fragilisez votre capacité à embaucher, investir ou absorber un imprévu. Décisions associées : facturer plus vite, instaurer des dépôts, rapprocher la facturation des jalons, systématiser les relances, clarifier les conditions de paiement, suivre les travaux en cours. 5) Burn rate (coûts mensuels) et seuil de ventes requis Le burn rate indique combien coûte l’organisation chaque mois. Associé à votre marge brute, il permet de calculer le niveau minimal de ventes nécessaire pour atteindre l’équilibre. Pour une PME de services, c’est un outil concret pour décider du bon moment pour embaucher, ou au contraire pour protéger la capacité et la trésorerie. Décisions associées : plan de capacité, embauches, sous-traitance, priorisation commerciale, objectifs de ventes réalistes. Pour compléter cette liste et choisir les bons indicateurs selon votre réalité, lisez notre article « Quels indicateurs financiers recommandez-vous pour une PME? ». (INSÉREZ LIEN VERS L’ARTICLE) Structurer les données pour piloter la rentabilité

La planification budgétaire d’une PME peut sembler une tâche fastidieuse. On y passe des heures et on peine à concilier toutes les sources de données. Le résultat ? Un fichier complexe, rarement mis à jour. Pourtant, un budget simple et bien structurée est l’un des meilleurs moyens de comprendre où va l’entreprise et de prendre de meilleures décisions. Dans ce guide, nous montrons comment construire un budget fiable étape par étape, comment la connexion des données facilite le travail et comment éviter les pièges les plus fréquents. Vous trouverez aussi un cas concret et un outil pratique.  Ce que tout dirigeant doit comprendre sur la planification budgétaire d’une PME.  La fiabilité d’un budget dépend de deux éléments :  La qualité des données historiques : elles servent de base à vos prévisions. Sans données propres et complètes, votre budget devient approximatif.  La capacité à comparer rapidement le réel au budget : c’est ce qui transforme un budget statique en outil de pilotage.  Les PME qui peinent à bâtir leur budget utilisent souvent plusieurs fichiers Excel déconnectés, des hypothèses non documentées et un suivi irrégulier. À l’inverse, les entreprises qui réussissent leur planification budgétaire s’appuient sur des données centralisées. Un système comme Zoho Books ou Zoho Analytics permet de connecter les ventes, les dépenses, la paie et les projets pour alimenter automatiquement les prévisions. Mais l’outil n’est pas l’essentiel : ce qui compte, c’est que vos données soient cohérentes, fiables et accessibles rapidement.  Méthode pas à pas   Préparer les bases Listez vos catégories de revenus (par produit ou service) et vos postes de dépenses (salaires, sous‑traitance, matériel, marketing). Définissez également vos hypothèses de croissance ou de réduction.  Choisir votre méthode de construction Pour chaque poste, vous pouvez :  saisir manuellement les montants pour chaque période ;  baser les montants sur l’année précédente et appliquer un pourcentage d’augmentation ou de réduction ;  appliquer un montant fixe par période. L’important est de documenter vos choix.  Ajuster selon la stratégie Chaque chiffre doit refléter vos objectifs. Par exemple, si vous prévoyez d’embaucher trois personnes, augmentez votre poste “salaires” en conséquence.  Comparer le réel au budget Mettez en place un suivi mensuel. Analysez les écarts (durables ou temporaires), identifiez les causes et ajustez. Cette discipline protège votre marge en permettant de corriger à temps.  Connecter les données Grâce à un système intégré, les montants réels s’importent automatiquement, les écarts sont calculés sans ressaisie et les tableaux de bord se mettent à jour en temps réel. Vous gagnez du temps et minimisez les erreurs.  Erreurs fréquentes de la planification budgétaire et comment les éviter  Construire un budget trop détaillé : vouloir prévoir chaque centime rend le budget illisible et difficile à suivre.  Ne pas impliquer les responsables : un budget imposé sans concertation est rarement respecté.  Ne pas prévoir différents scénarios : en période d’incertitude, préparez des scénarios pessimistes et optimistes pour réagir rapidement.  Ne pas documenter les hypothèses : sans trace, il est impossible de comprendre pourquoi un poste dérape. En accompagnant les PME, Cofinia constate souvent que ces erreurs proviennent d’un manque de structure. Nos consultants aident à simplifier le budget, à impliquer les équipes et à intégrer les données pour un suivi efficace.  Travailler avec des systèmes déconnectés : lorsque la comptabilité, les ventes, la paie et la gestion de projets sont réparties dans des outils qui ne communiquent pas entre eux, la planification budgétaire devient lourde et source d’erreurs. Les extractions manuelles ralentissent le suivi et nuisent à l’analyse des écarts. Comme expliqué dans notre article sur l’architecture financière, un budget fiable repose d’abord sur des données structurées et intégrées. Sans cette base, le budget peut être difficile à maintenir et à utiliser comme véritable outil de pilotage.  Mini-cas   Une PME manufacturière construisait son budget dans Excel. La mise à jour mensuelle prenait trois jours et générait des erreurs. Les écarts réels vs budget étaient analysés trop tard pour corriger la trajectoire.  Avec un modèle budgétaire connecté :  Les données de vente et de production ont été centralisées.  La mise à jour mensuelle a été réduite à quelques heures.  Les écarts ont été visualisés instantanément ; un dépassement de coûts a été détecté dès le deuxième mois, permettant de renégocier un contrat fournisseur. Résultat : l’entreprise a amélioré sa rentabilité, réduit ses ruptures de stock et gagné en visibilité. Le budget est devenu un outil qui soutient les décisions plutôt qu’un simple tableau.  Bâtir un budget fiable ne doit pas être compliqué. En suivant une méthode claire et en connectant vos données, vous transformez un exercice laborieux en outil de pilotage efficace. Vous gagnez en visibilité, en réactivité et en sérénité.  Vous souhaitez simplifier la planification budgétaire de votre PME ? Contactez-nous dès aujourd’hui. Nous vous aidons à mettre en place une architecture d’information financière adaptée à votre réalité et à structurer vos budgets de façon claire et exploitable. Résultat : un budget fiable, facile à suivre et réellement utile pour piloter vos décisions et soutenir votre croissance. 

Dans le secteur des services techniques, la rentabilité d’un projet ne dépend pas seulement de son exécution. Elle repose aussi, et surtout, sur la capacité à facturer correctement et à temps. Avances, retenues contractuelles, preuves de livraison… autant d’éléments qui complexifient la facturation des projets de chantier ou d’installation.  Quand les factures clients s’accumulent sans être payées, les liquidités de l’entreprise baissent rapidement (la paye des employés n’attend pas!) le dirigeant se transforme en contrôleur aérien; il doit contrôler les décaissements en choisissant quel fournisseur payer avec les liquidités disponibles. Pourtant, avec une bonne méthode et les bons outils, il est possible d’automatiser les processus, activer des rappels et être plus proactif dans la gestion des comptes clients liés à la facturation de projets de chantier.  Dans cet article, nous verrons :  Ce qu’il faut comprendre pour mieux traiter la facturation de projet de chantier et les comptes à recevoir,  Les erreurs fréquentes à éviter,  Des ratios pour nous présenter les signes avant coureurs.  Un outil pratique pour mieux suivre vos budgets de caisse si vos systèmes ne permettent pas d’automatiser vos processus  Ce que tout dirigeant doit comprendre  La facturation de projet de chantier dans le cadre de projets de chantier ou d’installation comporte des particularités :  Avances de démarrage: elles sécurisent le début du projet, mais nécessitent un suivi clair pour être déduites correctement selon l’avancement ou à la fin du projet.  Facturation progressive: on détermine un pourcentage d’avancement par étape selon l’avancement des travaux.  Retenues contractuelles : souvent de 5 à 10 %, elles sont payées seulement à la fin du projet et exigent une documentation solide.  Preuves de livraison : sans preuve de livraison (bon de réception), les paiements risquent d’être contestés et retardés dans un contexte de facturation de projets de chantier.  Ne pas gérer ces éléments correctement entraîne des retards dans les encaissements et génère des défis pour la gestion de la trésorerie.  Un bon système de comptabilité par projet, comme Zoho Books, permet de lier chaque facture à son contrat, d’y intégrer les retenues et d’assurer une traçabilité complète pour la facturation de projet de chantier.  Méthode pas à pas pour facturer efficacement vos projets  Établir des modalités contractuelles claires dès le départ Inscrivez dans vos contrats les avances, échéanciers de facturation et retenues, les délais de paiement et le taux d’intérêt applicable en cas de retard afin de sécuriser votre facturation de projet de chantier.  Astuce : montez vos devis directement dans Zoho Books pour convertir en facture plus rapidement.  Automatiser la facturation par jalons Reliez vos factures aux étapes du projet (installation, livraison, validation). Astuce : configurez un champs pour inscrire l’avancement des travaux et utiliser cet avancement pour produire vos factures Centraliser les preuves Joignez bons de travail, photos, signatures numériques à vos factures. Astuce : Zoho Books permet d’associer des documents directement à chaque facture. Suivre les retenues Créez un suivi distinct pour vos retenues contractuelles afin d’éviter les oublis. Astuce : un rapport dans Zoho Analytics peut indiquer le montant des retenues en attente par client et projet. Valider la rentabilité en continu Assurez-vous que vos revenus facturés reflètent réellement l’avancement du projet (projection du temps avec un taux moyen, dépenses par projet, engagement par projet avec les bon de commandes), un point clé en facturation de projet de chantier. Astuce : utilisez un rapport rentabilité et validation de facturation pour garder le cap.   Erreurs fréquentes et comment les éviter  Négliger la documentation : structure la documentation pour y avoir accès rapidement et simplifier la facturation  Reporter la facturation : facturer dès possible, attendre la fin du mois ou du projet augmente le risque d’oublis et de retards.  Ignorer les retenues : sans suivi, elles tombent facilement dans l’oubli et grèvent vos liquidités. Dans un contexte de facturation projet de chantier, 10 % de la valeur du projet représente bien souvent le profit réalisé.  Nous aidons les PME à mettre en place ces processus où chaque étape est tracée et automatisée. Résultat : vous facturez plus vite et vous êtes payé à temps.  Mini-cas : un chantier payé sans retard  Une entreprise spécialisée en installation mécanique faisait face à des retards chroniques de paiement : jusqu’à 90 jours au lieu de 30 en raison d’une facturation de projet de chantier mal structurée.  Après avoir retravaillé les processus et intégré Zoho Books et structuré sa facturation par jalons :  Le devis a été aligné sur les étapes du projet  L’avancement par étape du projet a été utilisé une fois le devis convertis en facture  Les avances étaient automatiquement déduites aux bonnes étapes du projet en les appliquant comme un paiement aux factures progressives  Les retenues apparaissaient dans un rapport spécifique via Zoho Analytics  Les preuves (photos et bons signés) étaient attachées aux factures pour simplifier l’information pour les clients.  Résultat : les délais de paiement ont été réduits de moitié et la trésorerie s’est stabilisée.  Outil pratique  Cofinia propose un rapport rentabilité et validation de facturation pour Zoho Analytics. Il vous aide à :  Vérifier vos marges  par projet,  Valider que vos factures correspondent à l’avancement réel,  Suivre vos retenues et éviter les oublis.  Un outil simple pour sécuriser votre facturation et protéger vos liquidités.  Reprendre le contrôle de votre facturation de projet  En conclusion, facturer vos projets de chantier ou d’installation, ce n’est pas seulement envoyer des factures. C’est gérer les avances, les retenues et les preuves pour garantir vos paiements et préserver votre trésorerie.  Avec une structure claire et des processus bien définis, la facturation de projet de chantier, peut être simplifiés et intégrés naturellement à vos opérations. Des outils comme Zoho Books et Zoho Analytics permettent de décomplexifier la facturation de projet, en assurant un meilleur suivi de l’avancement, des montants à encaisser et des retenues, sans ajouter de lourdeur pour les équipes.  Nous accompagnons les PME de services techniques dans la mise en place d’une facturation de projet adaptée à leur réalité terrain. L’objectif est simple : vous aider à facturer au bon moment, éviter les oublis et sécuriser vos encaissements, projet après projet.  Vous souhaitez réduire vos retards de paiement et mieux protéger votre trésorerie ? Parlons de votre réalité et voyons comment structurer une approche simple et efficace. 

J’ai écrit quelques blogues sur la gestion des travaux en cours, mais les entreprises qui doivent faire la gestion d’inventaire, font également face à des défis pour gérer cet actif de l’entreprise. On ne peut pas se permettre de ne pas savoir où on en est. J’ai vu trop d’entreprises accumuler des stocks qui ne sont pas vendus, qui se déprécie dans le temps, perdre en liquidité par des mauvais choix d’approvisionnement, et se retrouver à réagir au lieu d’anticiper. Dans ce blogue, je vais vous expliquer pourquoi l’inventaire est un actif stratégique, comment l’optimiser avec des outils comme Zoho Inventory, et comment éviter les erreurs les plus coûteuses.   Ce que tout dirigeant doit comprendre  L’inventaire, peu importe dans quelle industrie vous êtes, est un actif. Un actif réel, tangible… et qui devrait être liquide, c’est-à-dire qu’on devrait être en mesure de le vendre dans la semaine, le mois ou le trimestre, selon votre modèle d’affaires. Trop d’entreprises fonctionnent encore en inventaire périodique, sans avoir de portrait en temps réel. Résultat ? Une vision floue de l’inventaire, de mauvais calcul sur la rentabilité (les produits, des projets), des ruptures de stocks fréquents entraînant des pertes de commandes ou des délais d’installation, des achats en double, et bien évidemment une pression sur les liquidités.  Prenons un exemple simple pour démontrer l’impact sur les liquidités : pour ce faire, nous allons utiliser le ratio de rotation des stocks. Ce ratio se calcule comme suit :   Coût des ventes ÷ valeur moyenne de l’inventaire.   Il mesure combien de fois, dans une période donnée, l’entreprise renouvelle complètement son inventaire.  Une PME qui a 1 000 000 $ d’inventaire, mais dont le ratio indique qu’elle ne fait que 1,5 rotation par année, cela indique qu’elle prend 243 jours pour récupérer ses achats. Cet inventaire devient rapidement un poids mort. En optimisant ses opérations, si elle arrive à avoir un taux de rotation de 4 fois par an, c’est seulement 375 000$ en inventaire qu’elle pourrait avoir. L’impact est énorme sur les liquidités!   Avec la mise en place d’un inventaire permanent et d’un outil de gestion d’inventaire comme Zoho Inventory, il est beaucoup plus facile de gérer en temps réel et d’optimiser vos actifs.   Méthode pas à pas  Faites un état des lieux précis. Avant d’automatiser quoi que ce soit, il faut savoir ce que vous avez. Faites un relevé de l’inventaire physique, il faut avoir un portrait à jour de la situation. Astuce : Impliquez les équipes terrain, ce sont eux qui savent ce qui est vraiment utilisé.  Classez vos articles par priorité (ABC). A = haute valeur, faible volume B=  valeur et volume intermédiaire C = faible valeur, fort volume. Astuce : Concentrez vos efforts de gestion sur les catégories A et B – c’est là que vous allez avoir le plus de gains à court terme.  Mettez en place un inventaire permanent. Avec un outil comme Zoho Inventory, vous passez à une gestion continue. Plus besoin d’attendre la fin de mois ou de trimestre. Vous pourrez avoir une quantité d’information essentielle pour mieux planifier vos achats au moment optimal. Astuce : Connectez-le avec Zoho Books pour avoir un cycle complet d’achats et de comptes fournisseurs sans dupliquer la saisie d’information.  Analysez la rotation des stocks. Quel produits restent sur les tablettes ? Lequel sont les plus vendus (ou utilisés dans vos projets) ? Astuce : Assurez-vous d’avoir une structure de classification optimale de vos produits sous forme hiérarchique pour éviter d’analyser vos produits un par un.  Automatisez les commandes critiques. Programmez des seuils de réapprovisionnement. Astuce : Prévenez les ruptures avec des alertes automatiques selon vos volumes moyens par période.  Erreurs fréquentes de la gestion d’inventaire et comment les éviter  Erreur #1 : Confondre inventaire comptable et inventaire opérationnel. Votre système dit que vous avez 10 unités, mais 3 sont déjà utilisées sur un projet ou sur une commande.  Résultat : erreur de commande, rupture, effort de gestion additionnel.  Erreur #2 : Ne pas lier au processus d’achat Avoir un système d’inventaire comme Shopify et un système comptable pour les achats. Quel logiciel détient la vraie valeur de l’inventaire.  Erreur #3 : Attendre trop longtemps avant d’implanter un système d’inventaire. Un logiciel de gestion d’inventaire comme Zoho Inventory ou Zoho Books coûte une fraction de ce que vous perdez en inefficacité, et vous éviterez de mauvaises pratiques dès le début.    Mini-cas : Un client en services techniques  Un de nos clients dans le domaine de la construction faisait la gestion d’inventaire manuellement avec des feuilles google sheet partagées. Chaque fin de mois, il commandait “au feeling” en se basant sur les commandes en cours. Il ne se fiait pas aux dates d’installation prévues, il commandait trop tôt de peur de manquer de pièces. En période de forte croissance, il avait régulièrement des problèmes de liquidités car son processus n’était pas optimisé.  En implantant Zoho Inventory connecté à Zoho Books et Zoho Analytics, nous avons mis en place un rapport de type MRP pour mieux identifier les produits requis en fonction des délais de livraison de chaque fournisseur et des dates d’installation prévues.  Résultat ? Moins de stress pour le responsable de l’approvisionnement, plus de commandes groupées réduisant les frais de livraison, et une augmentation de ses liquidités car les déboursés associés aux matériels étaient plus rapprochés de la facturation et de l’encaissement de la facture de vente.   Outil pratique  Voici un exemple de checklist de démarrage pour la gestion d’inventaire que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui. Elle vous guidera pour cartographier vos articles et choisir la meilleure structure de catégories.  ????️ Utilisez-la pour organiser un premier inventaire efficace. Vous serez surpris de ce que vous allez découvrir dans vos entrepôts.  Onglet Listes: C’est ici que vous définissez vos catégories et sous-catégories de produits. Cette section sert à créer les menus déroulants dans l’onglet Produits pour uniformiser la saisie et éviter les erreurs (ex. : Électricité → Chauffage, Plomberie → Chauffe-eau). Onglet Produits: Créez un tableau basé sur votre liste pour y énumérer toutes vos combinaisons

Pour beaucoup de dirigeants de PME de services professionnels, les travaux en cours ou Work in progress en anglais (WIP) sont un casse-tête. Soit qu’on manque d’outils pour les suivre, soit on ne maîtrise pas les bonnes pratiques comptables. On veut les suivre parce que c’est un actif important, qui a un impact significatif sur l’analyse de la performance financière, mais souvent quand on n’a pas les bonnes données ou les bonnes pratiques de gestion, on passe à côté d’une source d’information importante pour prendre nos décisions. Résultat : des dépassements de budget non anticipés, une rentabilité qui s’effrite et des décisions prises sur des mauvais résultats.  Mais si les travaux en cours n’étaient pas qu’un suivi obligatoire en fin d’année financière? Bien structuré, le calcul des travaux en cours devient une méthode stratégique pour piloter vos projets et les traduire en performance financière d’entreprise. Dans ce guide, nous allons voir :  Les bases à comprendre sur les TEC,  Une méthode simple pour transformer vos suivis en décisions,  Les erreurs fréquentes à éviter,  Un exemple concret de mise en place,  Un outil pratique pour vous lancer.  Ce que tout dirigeant doit comprendre  Les travaux en cours représentent la valeur des projets réalisés mais non encore facturés. Autrement dit : ce sont des revenus qu’on doit reconnaître à l’état des résultats, car les coûts ont été encourus, mais qu’on ne peut facturer dans le même mois car nos ententes contractuelles ont d’autres spécifications (exemple; facturation forfaitaire). Dans la comptabilité par projet, bien gérer les TEC (WIP) permet de :  Valider si vos marges prévues tiennent la route à tous les mois;  Éviter de reconnaître trop de revenus trop tôt ou trop tard;  Détecter rapidement les dépassements budgétaires;  Prenons un exemple simple:   Un projet de 100 000 $ est prévu sur 10 mois.   Vous avez un calendrier de facturation 20% au démarrage, 40% à la fin de l’étape 1 40% à la fin du projet  Vous estimez à 60% du budget pour l’étape 1 et 40% du budget pour l’étape 2  Après 5 mois, vous avez 80% de l’étape 1 de complétée  Vous avez facturé 20 000 $, mais en fonction de l’avancement, vous avez 48 % du travail qui est réalisé.   Vos travaux en cours (TEC) devrait être de 28 000$ (soit 48 000$ mois le 20 000$ déjà facturé)  Si aucun revenu n’est ajouté à l’état des résultats, cela donnera l’impression que l’entreprise est moins rentable.    Et si on ajoute un peu de complexité:  Le chargé vous informe que pour terminer l’étape 1, vous aurez besoin de 25 000$ au lieu des 12 000$ selon l’avancement des coûts, alors il vous faudra reconnaître des TEC de 15 000$ au lieu de 28 000$ et prendre la perte immédiatement.  Méthode pas à pas pour transformer les travaux en cours (TEC) en outil décisionnel  Collecter les bonnes données Temps travaillé, taux vendant, dépenses de projet, avancement des travaux mensuellement. Astuce : utilisez un système intégré comme Zoho pour éviter le plus de saisie manuelle et fiabiliser vos données.  Récupérer l’information Centralisez le suivi des travaux en cours dans un rapport ou tableau de bord unique. Astuce : Zoho Analytics permet de calculer et visualiser vos projets par client, marge et stade d’avancement.  Analyser les écarts Comparez les coûts réels du projet avec le budget en fonction de l’avancement. Il peut être utile d’utiliser les coûts pour compléter pour mieux refléter l’avancement Astuce : un indicateur simple comme “% avancement vs % facturé” détecte rapidement les anomalies.  Agir en temps réel Vaider les coûts excédentaire et renégociez avec le client s’il y a des imprévus ou réalignez vos ressources dès que l’écart apparaît.  Suivre et réviser mensuellement Un suivi trimestriel ou annuel est trop tardif : les travaux en cours par projet doivent être révisés chaque mois pour jouer son rôle et permettre d’analyser la performance financière.   Erreurs fréquentes et comment les éviter  Ne pas avoir de processus clair : suivre les heures et coûts ne suffit pas. Il faut analyser l’avancement, les coûts pour compléter, ne pas reporter les problèmes à plus tard et “anticiper” les profits.  Reporter l’analyse en fin d’année : trop tard! Les travaux en cours permettent d’avoir des revenus et des marges brutes fiables pour guider vos décisions en cours de route.  Ne pas requestionner les montants à tous les mois: choisir une méthode qui permet de réviser les TEC à tous les mois, pour ne pas garder un actif qui n’a plus de valeur (Ex: je vais récupérer ces travaux sur la phase 2!).  Nous voyons souvent des entreprises qui ne comprennent pas bien l’importance des travaux en cours. Résultat : Lorsque la compétition est plus forte, on peut avoir tendance à être plus agressif sur les prix, la marge d’erreur se réduit. Cela devient complexe d’avoir des indicateurs de performance clairs qu’on peut analyser. Avec Zoho Project, Zoho Books et Zoho Analytics, on transforme ce suivi en véritable outil de pilotage mensuel.  Mini-cas : quand les Travaux en cours permet de refinancer  Une firme de services professionnels gérait ses projets dans Excel. Chaque fin d’année, le calcul des travaux en cours révélait des surprises:  Projets facturés à 100% mais qui comportaient encore des TEC, on devrait radier ces revenus  Projets dont les TEC dépassaient le montant du budget autorisé (trop de revenus reconnus), on devait encore une fois radier ces revenus  Facturation d’avance créant de l’impôt plus important cette année, la réalisation donc les coûts étant à venir dans la prochaine année  Avec l’implantation de Zoho Project et Zoho Books pour le suivi par projet et pour la facturation, ainsi qu’un tableau de bord Zoho Analytics, la direction a pu :  Mieux aligner la reconnaissance des revenus en fonction de l’avancement des travaux;  Avoir une profitabilité représentative de la situation financière;  Présenter des prévisions financières plus fiables à la banque;  Et même inclure les travaux en cours sur les projets de clients institutionnels dans le calcul de la marge de crédit;  Résultat : une économie

Introduction Le monde des affaires évolue à un rythme accéléré, et les entreprises doivent constamment s’adapter pour rester compétitives. La comptabilité, longtemps perçue comme une fonction statique et rigide, se transforme aujourd’hui pour répondre à ces besoins dynamiques. C’est dans ce contexte qu’émerge le concept de la comptabilité évolutive, une approche flexible et proactive de la gestion financière. Cet article examine comment la comptabilité évolutive aide les entreprises à s’adapter aux changements rapides tout en assurant une gestion financière optimale.   La comptabilité évolutive : une réponse à un environnement en mutation La comptabilité évolutive repose sur l’idée que les besoins comptables d’une entreprise peuvent varier en fonction des cycles économiques, des objectifs de croissance et des nouvelles technologies. Contrairement aux modèles traditionnels, qui offrent des rapports financiers statiques, la comptabilité évolutive utilise des outils technologiques avancés pour offrir une vision en temps réel des finances de l’entreprise. Par exemple, avec la comptabilité évolutive, une entreprise peut bénéficier de rapports financiers instantanés et personnalisés en fonction de l’évolution des besoins. Cette réactivité permet aux dirigeants d’avoir une vue d’ensemble claire des performances financières et de prendre des décisions rapides et basées sur des données actualisées.   Une meilleure réactivité grâce à la flexibilité technologique L’une des forces de la comptabilité évolutive est son intégration avec des technologies modernes comme le cloud et les applications de gestion en ligne. Grâce à ces outils, les entreprises peuvent gérer leurs finances à distance, faciliter la collaboration entre les départements et accéder aux données financières à tout moment et de n’importe où. Cette flexibilité est cruciale pour les entreprises qui souhaitent rester agiles et adapter leur stratégie en temps réel. De plus, la comptabilité évolutive facilite l’intégration de technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle et la blockchain. Par exemple, les systèmes de comptabilité basés sur la blockchain permettent de sécuriser les transactions de manière optimale et de garantir une transparence totale des flux financiers. Quant à l’IA, elle peut analyser de grandes quantités de données financières et identifier des tendances ou des anomalies, offrant ainsi une base solide pour les décisions stratégiques.   Amélioration de la conformité et réduction des risques L’un des aspects les plus importants de la comptabilité évolutive est la conformité continue. Les réglementations comptables et fiscales évoluent fréquemment, et les entreprises doivent s’y adapter pour éviter les amendes et préserver leur réputation. Avec une comptabilité évolutive, les entreprises peuvent automatiser les mises à jour réglementaires et s’assurer que leurs pratiques sont toujours en conformité avec les normes en vigueur. En outre, la comptabilité évolutive intègre souvent des protocoles de sécurité avancés pour protéger les informations sensibles. Dans un contexte où les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes, cette sécurité renforcée est essentielle pour préserver la confidentialité des données financières et protéger l’entreprise contre les risques de vol de données.   Conclusion : une approche comptable pour une entreprise agile La comptabilité évolutive n’est plus une option, mais une nécessité pour les entreprises modernes. Elle permet d’accroître la flexibilité, d’améliorer la réactivité et de sécuriser les données tout en garantissant la conformité aux réglementations. Chez Cofinia Conseil, nous aidons nos clients à adopter cette approche innovante pour que leurs pratiques comptables évoluent avec leurs besoins et les exigences du marché. Adoptez la comptabilité évolutive et transformez votre gestion financière en un véritable avantage compétitif.

Naviguer en période d’inflation peut compliquer la gestion comptable. Les coûts augmentent, les prix varient, et cela impacte directement vos prévisions financières et votre rentabilité. Une comptabilité adaptée et réactive devient alors essentielle. Dans cet article, découvrez des astuces concrètes pour ajuster votre gestion comptable face à l’inflation et assurer la stabilité de votre entreprise.   Pourquoi l’optimisation comptable est-elle essentielle en période d’inflation? L’inflation influence plusieurs aspects de la comptabilité, du suivi des actifs à la gestion des coûts. En optimisant votre comptabilité, vous pouvez anticiper les variations de prix, ajuster vos prévisions budgétaires et prendre des décisions stratégiques. Il ne s’agit pas seulement de conformité légale, mais aussi d’une occasion de préserver, voire d’améliorer, la rentabilité de votre entreprise.   5 conseils pratiques pour gérer votre comptabilité en période d’inflation Réévaluez vos actifs régulièrement : En période d’inflation, la valeur de vos actifs peut fluctuer rapidement. Faites des réévaluations fréquentes pour qu’ils reflètent leur juste valeur marchande, et ajustez vos amortissements en conséquence. Mettez à jour vos prévisions budgétaires : L’inflation augmente le coût des matières premières et des services. Réviser régulièrement vos prévisions budgétaires et ajuster vos coûts de revient vous permet de maintenir vos marges et d’adapter vos prix de vente si nécessaire. Surveillez vos créances et dettes : Renégociez les conditions de paiement avec vos fournisseurs et suivez de près vos créances clients pour éviter les écarts de trésorerie et maintenir votre équilibre financier. Identifiez les leviers d’économie : Analysez vos coûts en détail pour repérer les dépenses superflues et trouver des pistes d’optimisation. Cela vous aidera à maintenir votre rentabilité sans sacrifier la qualité de vos services ou produits. Consultez un expert-comptable : Un expert peut vous aider à adapter votre stratégie comptable aux défis actuels. Que ce soit pour des conseils en gestion fiscale, des prévisions financières ou le suivi de votre performance, un professionnel vous apporte la clarté nécessaire.   Conclusion Adapter votre gestion comptable en période d’inflation, c’est anticiper plutôt que subir. Réévaluer vos actifs, ajuster vos coûts et bien gérer vos créances sont des mesures qui vous permettront de rester agile et de protéger votre rentabilité. Besoin de soutien pour adapter votre comptabilité à ce contexte économique? L’équipe de Cofinia Conseil est là pour vous accompagner. Contactez nous pour une consultation personnalisée et traversez cette période d’incertitudes en toute confiance.