La période de planification annuelle approche et, pour plusieurs entreprises, cela signifie préparer le budget de la prochaine année. On prévoit les ventes, on estime les salaires, on ajuste certaines dépenses et on obtient une projection du bénéfice attendu.
Mais votre budget sert-il simplement à déterminer si l’entreprise sera rentable à la fin de l’année? Pour nous, un budget devrait être un véritable outil de gestion : il doit permettre de comprendre rapidement pourquoi les résultats réels diffèrent de ce qui avait été prévu.
Et pour y arriver, la façon dont l’information financière est structurée et les hypothèses sous-jacentes sont aussi importantes que les chiffres qu’on y inscrit.
Pourquoi faire un budget?
Un budget permet d’abord de transformer les objectifs de l’entreprise en chiffres.
Si vous prévoyez augmenter votre chiffre d’affaires, embaucher, investir en marketing, ajouter de nouveaux services ou améliorer votre rentabilité, votre budget permet de mesurer l’impact financier de ces décisions avant de les prendre.
Il permet notamment de répondre à des questions comme :
- Quel chiffre d’affaires devons-nous atteindre pour obtenir la rentabilité souhaitée?
- Quelle masse salariale pouvons-nous soutenir?
- Combien pouvons-nous investir en ventes et marketing?
- Quels sont nos principaux coûts d’exploitation?
- Quelle marge voulons-nous générer?
- Quel BAIIA souhaitons-nous atteindre?
On peut aller beaucoup plus loin en travaillant les hypothèses par expertise, par marché, par équipe ou par catégorie de services. Le niveau de détail peut être très poussé, à une condition : être capable de comparer ensuite ces hypothèses à la performance réelle.
Car la véritable valeur du budget apparaît une fois l’année commencée.
Chaque mois, vous pouvez comparer vos résultats réels à ce que vous aviez prévu et vous demander : qu’est-ce qui explique l’écart?
C’est à ce moment que le budget devient un outil de gestion.
Le problème : tous les budgets ne permettent pas de comprendre la performance
On peut avoir un budget très détaillé et malgré tout avoir de la difficulté à comprendre ce qui se passe dans l’entreprise.
Pourquoi? Parce qu’un budget est généralement construit à partir du plan comptable. Or, si ce plan comptable n’est pas structuré en fonction des décisions que les dirigeants doivent prendre, le budget reproduira le même problème.
Chez Cofinia, nous accordons beaucoup d’importance à la structure de l’information financière.
L’objectif n’est pas simplement d’avoir des états financiers exacts. Nous voulons qu’un dirigeant puisse regarder ses résultats à la fin du mois et comprendre rapidement où l’entreprise crée de la valeur, où elle dépense ses ressources et où se situent les écarts de performance.
Le budget devrait utiliser cette même logique.
Un exemple : deux façons de présenter exactement les mêmes dépenses
Dans une présentation financière traditionnelle, plusieurs dépenses peuvent simplement apparaître les unes à la suite des autres. L’information est exacte, mais elle ne répond pas nécessairement aux questions du dirigeant.
Chez Cofinia, nous cherchons regrouper les revenus et les dépenses de manière à faire ressortir les principaux niveaux de performance :
Revenus
– Coûts directement liés à la prestation des services
= Marge brute
– Frais de vente et marketing
– Frais d’administration
= BAIIA
Cette structure permet immédiatement de poser de meilleures questions :
Nos opérations génèrent-elles la marge prévue? Nos dépenses de vente et marketing représentent-elles une proportion raisonnable de notre chiffre d’affaires? Nos frais administratifs augmentent-ils plus rapidement que nos revenus? Et ultimement, l’entreprise génère-t-elle la rentabilité opérationnelle qu’elle s’était donnée comme objectif?
Ce sont des questions beaucoup plus utiles que de simplement constater qu’une dépense particulière dépasse son budget de quelques milliers de dollars.
Le budget donne une cible à vos états financiers
Supposons que votre entreprise termine le mois avec un BAIIA de 12 %.
Est-ce bon? Si l’année dernière vous étiez à 10 %, vous pourriez être satisfait. Mais si votre budget prévoyait 16 %, la lecture est complètement différente : vous chercherez à comprendre cet écart de quatre points.
Est-ce un élément temporaire, par exemple une dépense engagée ce mois-ci qui avait été budgétée le mois prochain et dont l’écart devrait se résorber?
Est-ce la marge brute d’un projet qui est plus faible que prévu? Les travaux en cours sont-ils bien calculés — ou sont-ils même calculés dans votre entreprise? [LIEN INTERNE : article sur les travaux en cours]
Est-ce lié aux coûts de main-d’œuvre? Si vous n’avez qu’un seul poste de salaires dans votre plan comptable, comment repérer rapidement d’où vient l’écart? Est-ce trop de temps administratif? Trop d’heures consacrées à la livraison des projets?
C’est cette comparaison entre le réel et le budget qui transforme les états financiers en outil de gestion.
Peut-on faire son budget directement dans Zoho Books?
Oui. Zoho Books possède un module de budgétisation intégré. Il permet de créer des budgets et d’analyser ensuite la performance réelle par rapport aux prévisions.
Le budget peut être saisi manuellement, prérempli à partir d’une période précédente ou ajusté automatiquement à partir d’un montant fixe ou d’un pourcentage. Zoho Books permet également de produire des états prévisionnels — résultat, bilan et flux de trésorerie — ainsi que des rapports Budget vs Actuals.
Pour une entreprise de services, Zoho Books offre aussi des fonctions de budget au niveau des projets, notamment pour comparer les coûts, les revenus ou les heures prévus aux résultats réels.
C’est cette comparaison entre le budget et le réel qui donne à l’outil toute sa valeur.
Et si vous utilisez QuickBooks Online?
QuickBooks Online offre lui aussi une fonction de budget directement dans l’application, selon le forfait choisi.
Il est possible de créer un budget d’état des résultats ou de bilan, de travailler en vue annuelle, trimestrielle ou mensuelle, d’utiliser des données historiques comme référence et de produire un rapport Budgets vs Réel. QBO permet également de créer des budgets subdivisés, notamment par classe ou emplacement lorsque cette structure est utilisée.
Autrement dit, le choix du logiciel n’est pas le principal enjeu.
Zoho Books comme QuickBooks Online peuvent soutenir un processus budgétaire. La vraie question est plutôt : votre structure comptable vous permet-elle de mesurer ce que vous voulez réellement gérer?
Comment construire un budget réellement utile?
Excel reste encore et toujours un outil très intéressant pour préparer un budget, pour autant que le modèle soit bien construit.
Nous en avons vu, des modèles de budget, au fil des années — et ce n’était pas toujours joli.
Nous aimons utiliser des modèles qui permettent de conserver les hypothèses de travail derrière les chiffres. Pourquoi avons-nous prévu cette croissance? Quel poste sera embauché? Quel investissement sera réalisé? Quel gain de productivité est attendu? Cette mémoire des hypothèses est essentielle lorsqu’on revient au budget quelques mois plus tard.
Nous privilégions aussi une approche qui se rapproche du budget base zéro : plutôt que d’augmenter automatiquement les revenus et les dépenses de l’an dernier d’un certain pourcentage, on requestionne les hypothèses.
On tient compte de ce qui se passe réellement dans l’entreprise au cours des derniers mois et on intègre les décisions et les plans d’action de la prochaine année.
- Quels services génèrent le plus de rentabilité?
- Combien voulez-vous investir en ventes et marketing?
- Quel sera l’impact de l’IA et de l’automatisation sur vos processus? Vos coûts directs ou vos frais administratifs devraient-ils diminuer?
- Quels changements de capacité, d’équipe ou de prix sont prévus?
Votre plan comptable, vos catégories de services et votre budget devraient ensuite être structurés pour rendre les réponses visibles rapidement.
Un bon budget ne sert pas simplement à prévoir l’année prochaine. Il crée une référence qui permet, mois après mois, de comprendre la performance de l’entreprise et d’agir plus rapidement lorsqu’elle s’écarte du plan.
Chez Cofinia, nous aidons les entreprises à structurer leur information financière, bâtir leurs budgets et mettre en place des outils qui permettent de comparer rapidement les résultats réels aux objectifs. Parce qu’avoir des chiffres est une chose. Avoir les bons chiffres, structurés pour prendre de meilleures décisions, en est une autre.
Vous souhaitez passer à l’action? Cofinia met à votre disposition un gabarit pour vous aider à préparer votre budget d’entreprise. Contactez notre équipe en précisant que vous souhaitez recevoir le gabarit.
