La fin du mois arrive et, encore une fois, vous attendez vos chiffres.
Certaines factures fournisseurs ne sont pas entrées, les cartes de crédit ne sont pas toutes conciliées, il reste des questions sur quelques projets et personne n’est tout à fait certain que les revenus du mois sont complets. Deux ou trois semaines plus tard, les états financiers sont finalement prêts… mais vous êtes déjà rendu ailleurs.
C’est une situation que les dirigeants de PME rencontrent régulièrement. La tenue de livres est faite au jour le jour, mais on oublie souvent tout le travail de conciliation et de validation qui reste à faire à la fin du mois. La distinction est importante. Les états financiers finissent par sortir, mais le processus de fermeture de mois est peut-être trop long pour que l’information soit réellement utile à la gestion.
Une clôture comptable mensuelle efficace ne consiste pas simplement à « finir de saisir les factures ». L’objectif est d’obtenir une information suffisamment fiable, suffisamment rapidement, pour pouvoir prendre des décisions pendant qu’il est encore temps d’agir.
Qu’est-ce qu’on entend par une fermeture de mois?
La fermeture de mois, ou clôture comptable mensuelle, est le processus qui permet de s’assurer que les transactions d’un mois sont complètes et correctement comptabilisées avant de sortir les états financiers intérimaires.
Concrètement, on veut notamment s’assurer que les revenus et les dépenses sont inscrits dans la bonne période, que les comptes bancaires et les cartes de crédit sont conciliés, que les comptes clients et fournisseurs sont à jour et que les principaux postes du bilan représentent la situation financière de l’entreprise.
Dans une entreprise de services, il faut souvent aller un peu plus loin. Il faut également regarder les frais payés d’avance, les frais courus et l’avancement des projets en cours pour déterminer les travaux en cours ou les revenus reportés.
La qualité de la fermeture de mois dépend donc beaucoup moins du nombre d’écritures comptables à passer que de la qualité des processus qui se déroulent pendant tout le mois.
Quelles sont les 5 étapes d’une clôture de fin de mois?
Il n’existe pas une seule façon de faire une fermeture de mois, mais un bon processus devrait permettre de couvrir au minimum cinq éléments.
1. S’assurer que les transactions sont complètes
Avant de produire les états financiers, il faut d’abord s’assurer que toutes les transactions sont entrées dans le logiciel comptable.
Les transactions bancaires, cartes de crédit, factures fournisseurs, dépenses d’employés, factures de ventes et encaissements doivent être comptabilisés. Lorsqu’une information manque systématiquement à la fin de chaque mois, ce n’est généralement pas un problème de comptabilité : c’est un problème de processus et de contrôle.
2. Faire les conciliations
Les comptes bancaires et les cartes de crédit doivent être conciliés avec les relevés de compte mensuels. C’est la base de la comptabilité et ce n’est pas toujours fait. Selon l’entreprise, d’autres comptes méritent aussi une validation régulière : taxes de vente, comptes intercompagnies, prêts, paie ou avances aux employés.
L’objectif est de détecter rapidement les transactions manquantes, les doublons ou les erreurs qui pourraient fausser les résultats.
3. Valider les revenus et les dépenses de la période
C’est souvent une étape importante dans les entreprises qui gèrent par projet, dont les entreprises de construction et les entreprises de services professionnels.
Est-ce que tout le travail réalisé pendant le mois a été facturé? Sinon, on doit calculer des travaux en cours (voir notre blogue pour en savoir plus).
Des revenus ont-ils été facturés d’avance et doivent-ils être reportés? Si on reconnaît les revenus trop tôt, on peut se retrouver avec des revenus sans les coûts correspondants, donc avec un profit artificiellement trop élevé. Quelques mois plus tard, on risque d’avoir l’effet contraire : les coûts sans les revenus, et donc une rentabilité artificiellement trop faible.
Certaines dépenses importantes concernent-elles une autre période comptable, comme les assurances qui ont été payées, mais qui couvrent les 12 prochains mois?
Cette étape permet d’éviter que la rentabilité d’un mois soit artificiellement trop élevée ou trop faible simplement en raison du moment où une transaction a été inscrite aux livres comptables.
4. Réviser les principaux postes du bilan
Une bonne clôture ne consiste pas uniquement à regarder l’état des résultats. Les erreurs les plus fréquentes et les moins détectées se retrouvent dans le bilan.
Les comptes clients (des soldes de comptes qui traînent parce que le paiement a mal été appliqué), les comptes fournisseurs (des notes de crédit saisies dans le mauvais fournisseur), les travaux en cours (c’est une notion qui n’est généralement pas facile à maîtriser pour plusieurs), les immobilisations et d’autres types de transactions comme les dépôts de garantie ou les frais courus devraient être revus régulièrement.
Un bilan mal contrôlé finit presque toujours par créer des surprises dans l’état des résultats. L’impact peut être important en fin d’année. Si, par exemple, 100 000 $ de travaux en cours inscrits à l’actif doivent finalement être radiés, l’impact sur vos résultats peut être majeur.
5. Analyser les résultats
Une fois les conciliations complétées, il faut encore comprendre les résultats de la période.
Les revenus ont-ils évolué comme prévu? La marge brute ou la rentabilité des projets a-t-elle changé? Les heures facturables sont-elles au niveau attendu? Les dépenses ont-elles augmenté? Qu’est-ce qui a fait varier les salaires ce mois-ci?
La fermeture de mois devrait se terminer par des analyses comparatives : par rapport aux mois précédents, au même mois de l’année précédente si vos opérations sont cycliques, et au budget pour voir si vous vous en allez dans la bonne direction.
Combien de temps devrait prendre une fermeture mensuelle?
La bonne réponse n’est pas nécessairement « le plus vite possible ».
Si vos états financiers sortent le lendemain de la fin du mois mais qu’ils sont incomplets ou nécessitent plusieurs corrections, vous n’avez pas gagné grand-chose.
À l’inverse, recevoir les résultats trois ou quatre semaines plus tard réduit beaucoup leur utilité pour la gestion.
L’objectif est donc de trouver un équilibre entre rapidité et fiabilité, puis surtout de rendre le processus prévisible. Si votre fermeture prend dix jours ouvrables, elle devrait idéalement prendre sensiblement dix jours tous les mois, avec des responsabilités et des échéances claires.
Lorsque la fermeture s’étire constamment, il est utile de regarder où se trouvent réellement les délais. Est-ce l’attente des factures fournisseurs — c’est vous le client, vous pouvez leur en parler? Les approbations de vos gestionnaires — qu’est-ce qui bloque, ils ne reçoivent pas les factures ou les reçoivent papier? Les cartes de crédit — il manque encore (et toujours!) des reçus importants? La facturation des projets — où est le contrat signé? Les travaux en cours — le chargé de projet est sur le chantier et je n’ai pas pu lui parler?
Très souvent, accélérer la clôture passe davantage par l’amélioration de ces processus et une meilleure coordination entre les membres de l’équipe. Le fardeau n’a pas à être seulement sur une ou deux personnes. C’est un processus d’entreprise où plusieurs doivent collaborer pour que l’information soit fluide.
Comment Zoho Books peut-il accélérer la clôture mensuelle?
Un logiciel comptable ne règle pas à lui seul un mauvais processus, mais il peut réduire beaucoup de manipulations lorsqu’il est bien configuré.
Dans Zoho Books, par exemple, l’automatisation des flux bancaires, les règles de catégorisation, la gestion des factures clients et fournisseurs et l’intégration avec d’autres outils de l’écosystème Zoho peuvent limiter les doubles saisies et faciliter le suivi des éléments manquants.
Par exemple, la fermeture d’une tâche ou son pourcentage d’avancement dans Zoho Projects peut servir de déclencheur à une automatisation qui prépare ou génère la facturation dans Zoho Books.
Pour une PME de services qui utilise aussi des outils de gestion de projets, l’intérêt devient encore plus grand lorsqu’on réussit à faire circuler l’information entre les projets, la facturation et la comptabilité.
L’objectif n’est pas d’automatiser pour automatiser. C’est de faire en sorte qu’à la fin du mois, une plus grande partie du travail soit déjà faite.
Une clôture plus rapide sert d’abord à mieux décider
Une fermeture de mois bien structurée devrait devenir une routine.
On sait ce qui doit être fait, qui en est responsable, à quelle date l’information doit être disponible et quels contrôles doivent être effectués. Les exceptions ressortent rapidement au lieu d’être découvertes plusieurs semaines plus tard.
Notre truc à nous, c’est d’en faire un projet avec des tâches récurrentes. Bien des logiciels permettent même de tenir compte des jours ouvrables pour le calcul des dates d’échéance. On peut aussi documenter le travail directement dans la tâche pour en faire un aide-mémoire et conserver une mémoire d’entreprise.
Mais la vraie valeur n’est pas seulement dans la rapidité.
Lorsque vos chiffres arrivent à temps et que vous avez confiance en leur qualité, vous pouvez vous en servir pour bien gérer proactivement : comprendre un écart de marge brute, voir qu’un service baisse ou monte en rentabilité, ajuster vos dépenses ou réagir à une baisse de profitabilité.
Chez Cofinia, nous accompagnons des PME dans l’amélioration de leurs processus comptables, la production de leurs états financiers et l’automatisation de certaines étapes avec Zoho.
Votre fermeture de mois prend trop de temps ou vous n’avez pas confiance dans vos états financiers intérimaires? Une analyse de vos processus permet souvent d’identifier assez rapidement où se trouvent les délais et les contrôles à améliorer.
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