Vous avez facturé votre client. Le travail est terminé. Les revenus sont reconnus à l’état des résultats. Mais il manque encore l’encaissement : l’argent n’est toujours pas dans votre compte bancaire. Réduire les délais de paiement est un enjeu concret pour bien des PME, même lorsque leurs clients finissent par payer.
C’est un problème qui frustre bien des dirigeants de PME : vous avez fait votre travail, vous avez livré le service (ou le produit), votre entreprise est rentable, mais une partie importante de cette rentabilité est encore « bloquée » dans les comptes clients.
Et plus les comptes clients vieillissent, plus la pression augmente sur la trésorerie.
Le problème n’est pas seulement de savoir si vos clients vont payer. Vous avez probablement confiance qu’ils vont le faire. Mais, mois après mois, vous subissez l’impact de ces délais et cela vous occasionne des maux de tête dans la gestion de vos liquidités.
Que faire? La première étape, c’est de comprendre. Pourquoi ces délais? Combien de temps s’écoule entre le moment où le travail est réalisé et le moment où l’argent est réellement encaissé? Ensuite, on peut regarder où il est possible de raccourcir ce cycle, du moins pour la portion que vous contrôlez.
Qu’est-ce que le DSO ou DRV et pourquoi devriez-vous le suivre?
Le DSO — Days Sales Outstanding, ou délai de recouvrement des ventes (DRV) — mesure approximativement le nombre de jours qu’il vous faut pour encaisser vos ventes après les avoir facturées.
Une façon simple de l’estimer dans une PME est de prendre vos comptes clients, de les diviser par vos revenus mensuels et de multiplier le résultat par 30.
Par exemple, si votre entreprise génère environ 150 000 $ de revenus par mois et qu’elle a 300 000 $ de comptes à recevoir, cela représente environ 60 jours pour encaisser vos ventes. C’est une estimation simple, mais elle permet déjà de voir rapidement si votre cycle de recouvrement s’allonge.
Il faut toutefois faire attention : le DSO ne raconte qu’une partie de l’histoire. Comme on l’a vu dans notre article sur la gestion de trésorerie, une entreprise peut encaisser ses factures en 30 jours, mais prendre 60 jours avant même de les émettre. Dans ce cas, le cycle complet entre le travail réalisé et l’encaissement peut facilement atteindre 90 jours.
Il faut donc regarder à la fois l’âge des comptes clients et l’âge des travaux en cours ou des travaux non facturés.
Pourquoi les factures impayées s’accumulent-elles?
On pense souvent que les comptes clients vieillissent simplement parce que les clients paient lentement. Ce n’est pas toujours le cas.
Dans plusieurs entreprises, le problème commence bien avant la date d’échéance de la facture. Le contrat n’est pas clair. La facture part trop tard. Le bon de commande manque. La facture est envoyée à la mauvaise personne. Une approbation n’a pas été obtenue avant de facturer. Le client conteste une partie du travail. Aucune relance n’est faite auprès du client.
Posez-vous aussi la question : qui est responsable des comptes à recevoir dans votre entreprise?
- L’équipe de comptabilité? Elle n’a pas toujours la connaissance de l’avancement des livrables ou des problèmes vécus sur un chantier ou un projet.
- Le chargé de projet? Il n’a probablement pas le temps de faire lui-même toutes les relances auprès de l’équipe des comptes à payer du client.
Pourquoi pas les deux, avec des responsabilités claires?
On en convient, c’est un processus qui comporte beaucoup de petits irritants. Pris individuellement, ils ne semblent pas toujours importants. Mais lorsqu’ils se répètent sur plusieurs dizaines ou centaines de factures, ils finissent par immobiliser beaucoup de temps, d’efforts et surtout de liquidités.
Comment réduire vos délais de paiement?
Il faut d’abord regarder le processus complet, du contrat jusqu’à l’encaissement.
1. Clarifier les modalités de paiement dès le départ
Les modalités de facturation et de paiement devraient être claires avant de commencer le mandat.
À qui les factures doivent-elles être envoyées? À quelles étapes du projet seront-elles émises? Est-ce que le client exige un bon de commande ou un format de facture particulier? Qui doit approuver les factures chez le client et quelles sont les étapes de vérification? Quel est le délai de paiement prévu au contrat?
Plus ces éléments sont clairs et connus avant de commencer, moins il y aura de surprises au moment de facturer et de faire le suivi des comptes à recevoir.
2. Facturer rapidement
Un travail terminé mais non facturé ne peut pas être encaissé.
Ça semble évident, mais dans plusieurs PME de services, la facturation dépend encore d’une validation manuelle du chargé de projet, d’un rapport d’heures incomplet ou d’une approbation interne qui tarde.
Chaque semaine de délai avant la facturation s’ajoute directement au cycle de conversion en liquidités.
3. Suivre l’âge des comptes clients
Une liste des comptes clients par âge — 30, 60, 90 jours et plus — devrait être revue régulièrement.
L’objectif n’est pas seulement de regarder le total. Il faut comprendre quels clients composent les soldes vieillissants et pourquoi les factures restent impayées.
Un solde de 50 000 $ à 60 jours parce qu’une facture est contestée par le chargé de projet du client ne se gère pas avec l’équipe des comptes à payer : il doit probablement être réglé entre les chargés de projet.
À l’inverse, vingt petites factures impayées par le même client peuvent simplement être le signe d’un processus administratif désorganisé. Pourquoi ne pas lui proposer un paiement automatisé, avec la possibilité de contester une facture après le paiement et de faire un ajustement au besoin?
L’âge des comptes clients devient donc beaucoup plus utile lorsqu’on l’utilise comme outil de gestion des exceptions, et non seulement comme un rapport comptable.
4. Avoir un processus de relance clair
La relance ne devrait pas commencer lorsque la facture atteint 90 jours.
Un processus simple pourrait, par exemple, prévoir une première communication quelques jours après l’échéance, une relance plus directe à 45 jours et une intervention du responsable du compte lorsque la facture dépasse 60 jours.
Les délais exacts peuvent varier selon votre industrie et votre relation avec le client. L’important est surtout que le processus soit connu et appliqué de façon constante.
Les systèmes comptables comme Zoho Books permettent aussi d’automatiser les rappels de paiement selon les dates d’échéance. Bien souvent, il s’agit simplement d’un oubli. Sur 200 ou 300 clients, ce n’est jamais le même, mais ça se reproduit à tous les mois!
Quand devriez-vous relancer une facture impayée?
Il n’y a pas une règle universelle, mais attendre trop longtemps réduit généralement vos options.
Une facture payable à 30 jours qui n’a reçu aucune relance avant le 60e ou le 90e jour est déjà devenue un vieux problème.
S’il y a un enjeu, vous ne l’avez pas détecté assez rapidement et il pourrait déjà avoir un effet sur les factures suivantes. Au lieu d’avoir 1 000 $ à risque, trois mois plus tard, c’est peut-être rendu 5 000 $.
On peut aussi faire une distinction entre un simple rappel administratif et une vraie intervention de recouvrement.
- À 30 ou 35 jours, il peut simplement s’agir de vérifier que la facture a bien été reçue et qu’il n’y a pas de problème administratif.
- À 45 ou 60 jours, on devrait normalement comprendre pourquoi le paiement n’est pas encore arrivé.
Et lorsqu’un compte continue de vieillir, la discussion doit progressivement passer de la comptabilité au responsable de la relation client, puis à la direction si nécessaire.
Comment Zoho Books peut-il aider à suivre les comptes clients?
Un bon logiciel comptable devrait rendre très visible l’âge des comptes clients et les factures échues.
Avec Zoho Books, il est notamment possible de suivre les factures en souffrance et d’automatiser les rappels de paiement. L’information sur les factures et les encaissements reste ainsi regroupée dans le même environnement.
L’intégration avec Zoho CRM peut aussi améliorer la collaboration entre les ventes et la finance. Lorsqu’un suivi demande plus qu’un simple rappel administratif, les notes, appels ou autres informations documentées autour du client ou de la transaction peuvent donner un contexte utile à l’équipe qui fait le suivi.
Mais l’automatisation ne remplace pas le jugement. Un rappel automatique fonctionne bien lorsqu’une facture a simplement été oubliée. Il règle beaucoup moins bien une facture contestée, un problème de service ou une relation commerciale sensible. L’outil peut donc aider à automatiser le suivi courant et à faire ressortir les exceptions. C’est ensuite à l’équipe de traiter rapidement les situations qui demandent une intervention humaine.
Le recouvrement commence avant la première relance
Une bonne gestion des comptes clients ne commence pas à 60 jours. Elle commence avec le contrat, les modalités de facturation, le suivi du travail réalisé, la rapidité d’émission de la facture et la qualité de l’information transmise au client.
Chez Cofinia, lorsqu’on analyse les comptes clients d’une PME, on regarde donc rarement seulement la liste des factures échues. On regarde l’ensemble du processus qui transforme le travail réalisé en argent dans le compte bancaire.
Parce qu’un délai de paiement trop long n’est pas toujours un problème de recouvrement. Il peut être le symptôme d’un processus qui doit être revu beaucoup plus tôt. Vos comptes clients augmentent ou certaines factures restent en souffrance trop longtemps? Une analyse du cycle complet de facturation et d’encaissement permet souvent d’identifier rapidement où se trouvent les principaux délais.
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