Pour que votre entreprise soit performante à long terme, la gestion du budget est cruciale. Cependant, cela peut être une tâche qui prend beaucoup de temps. Dans cet article, nous expliquons ce que Zoho Books peut faire pour les entreprises ainsi que la façon de commencer à établir un budget avec le logiciel.
Qu’est-ce que Zoho Books?
Zoho Books est un système comptable intelligent basé sur le cloud, conçu pour permettre aux petites et moyennes entreprises de répondre à leurs besoins comptables et de simplifier leur gestion financière.
Il vous permet de gérer toutes les factures de votre entreprise en un seul endroit sûr, d’équilibrer vos relevés bancaires, de gérer vos dépenses et votre trésorerie, de garder un œil sur les projets et d’oublier les problèmes de conformité MTD. Avec Zoho Books, vous pouvez créer et envoyer des factures, faire un suivi du temps et des dépenses, et générer des rapports. Zoho Books est un logiciel de comptabilité en ligne simple qui se synchronise avec vos comptes bancaires et vos cartes de crédit et couvre tous les aspects essentiels.
Les PMEs ont besoin d’un logiciel à prix raisonnable qui puisse se développer en même temps que leur entreprise. Zoho Books propose trois niveaux de prix, comme de nombreuses autres plateformes de logiciels de comptabilité. Vous bénéficiez d’un tarif plus économique si vous décidez de payer annuellement plutôt que mensuellement.
- Trois utilisateurs sont pris en charge avec le plan Standard de 15 $ par mois. Vous pouvez suivre le kilométrage et les dépenses, créer des factures, rapprocher les transactions, gérer les projets et les feuilles de temps, et traiter jusqu’à 50 000 factures, voir toutes les caractéristiques du plan ici https://www.zoho.com/ca/books/pricing/.
- Le forfait professionnel permet à cinq utilisateurs de bénéficier d’un abonnement de 40 $ par mois. En plus de tout ce qui est inclus dans le plan de base, vous pouvez également créer des commandes de vente, gérer les commandes d’achat, émettre des factures récurrentes et travailler avec plusieurs devises.
- La formule Premium, qui prend en charge 10 utilisateurs, coûte 60 dollars par mois. Tout ce qui est couvert par les deux autres formules d’abonnement est inclus, en plus d’un portail pour les fournisseurs, d’un domaine personnalisé, d’outils de budgétisation et d’une connexion avec Twilio et Zoho Sign.
Que peut faire Zoho Books?
Contrairement à la plupart des autres logiciels de comptabilité, Zoho Books vous évite de passer des heures interminables à saisir des données. Par conséquent, vous aurez plus de temps et d’énergie à consacrer à la croissance de votre entreprise.
La comptabilité est l’une des facettes les plus fastidieuses de la gestion d’une entreprise. L’automatisation des tâches de gestion et les capacités de paiement en ligne de Zoho Books aident grandement les entreprises à réduire les heures et l’argent consacrés à la comptabilité.
Voici les différentes façons dont Zoho Books peut optimiser vos opérations financières:
- Automatisation accrue: En rationalisant votre flux de travail, Zoho Books vous permet de gagner du temps. Le logiciel peut être configuré pour effectuer automatiquement des opérations telles que l’envoi régulier de factures et de rappels de paiement, le suivi des coûts et l’alerte lorsque vos factures sont dues. Lorsque les transactions sont importées quotidiennement depuis votre flux bancaire, vous pouvez configurer des règles bancaires pour les classer automatiquement par catégorie. Le logiciel détecte les correspondances potentielles lorsque vous rapprochez vos comptes.
- Facturation efficace: Vous pouvez facilement transformer des commandes de vente ou des estimations en factures, modifier les factures si nécessaire, et faire glisser les lignes pour les réorganiser. Vous avez également la possibilité de les envoyer immédiatement ou de fixer une heure d’envoi ultérieure. Le logiciel conserve une piste d’audit, ce qui vous permet de voir quelles transactions sont liées, qui les a générées ou modifiées, et quand la modification a été effectuée.
- Paiements en ligne: Vous pouvez lier votre compte à des processeurs de paiement bien connus comme Authorize.Net, Braintree, PayPal, Square, Stripe, WePay, Worldpay et 2Checkout pour permettre à vos clients de payer leurs factures en ligne immédiatement. Vous pouvez ainsi recevoir de l’argent et assurer le suivi des factures payées et impayées de manière plus efficace. De plus, cela offre à vos clients un moyen simple et facile de payer vos biens et services.
- Application mobile: Comme de nombreuses autres applications de comptabilité, Zoho Books dispose d’une application mobile. L’application de Zoho Books se distingue vraiment, car elle fonctionne sur plus de plateformes que les autres, notamment les téléphones Windows, les téléphones Android, les tablettes, les smartwatches, les iPhones, les iPads, iMessage, Apple Watch et les téléphones Android.
Les factures et les devis peuvent être gérés, les paiements et les coûts peuvent être suivis, les reçus peuvent être téléchargés, des rapports peuvent être générés et votre tableau de bord vous fournit des informations clés. En outre, il autorise plusieurs utilisateurs, et vous avez le contrôle sur les données auxquelles ils peuvent accéder.
Des outils de gestion de projets et de suivi des stocks sont disponibles sur Zoho Books. Il propose des plans de gestion des tâches, et vous avez la possibilité de facturer un montant fixe, des heures de projet, des heures de tâche ou des heures de personnel.
Comment réduire ses coûts de comptabilité
Comment gérer un budget avec Zoho Books
1. Créez votre budget
Ça peut prendre beaucoup de temps de saisir manuellement les montants pour chaque période lors de la création de budgets. Heureusement, avec Zoho Books, vous pouvez établir des budgets en utilisant l’une des trois techniques suivantes. Vous pouvez:
- Remplir automatiquement vos comptes de coûts et de revenus
- Pré-remplir en fonction des données réelles des années précédentes
- Saisir manuellement les données
La création d’un budget basé sur la première période est une technique de budgétisation fréquente. En utilisant cette stratégie, vous estimerez votre budget pour les périodes futures. Vous pouvez saisir le budget pour la première période dans Zoho Books, puis indiquer une somme ou un pourcentage par lequel il doit augmenter ou diminuer pour la période suivante. Le montant du budget sera automatiquement rempli pour chaque période (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) lorsque vous appliquerez la modification.
Voici différentes façons de remplir automatiquement vos montants:
- Appliquez un budget fixe pour chaque période.
- Pour chaque période, augmentez d’un certain montant.
- Pour chaque période, ajustez d’un certain pourcentage.
- Pré-remplir sur la base des chiffres réels de l’année précédente.
Vous pouvez pré-remplir votre budget en utilisant les chiffres réels des années précédentes si vous souhaitez utiliser les chiffres réels de l’année précédente comme référence. Vous pouvez augmenter les quantités pré-remplies d’un montant absolu, ou d’un pourcentage pour chaque période si votre entreprise est censée obtenir de meilleurs résultats que les années précédentes.
De la même manière, vous pouvez remplir automatiquement les montants avec un ajustement à la baisse si vous souhaitez initier des réductions budgétaires. Vous pouvez également saisir manuellement les montants pour chaque période si vous devez créer des budgets pour vos comptes de revenus et de dépenses qui sont distincts les uns des autres et ne suivent pas un modèle.
2. Évaluer les performances de votre organisation et comparer les résultats réels aux budgets
Vous devez comparer les performances réelles de votre entreprise aux budgets que vous établissez pour elle à la fin de chaque période financière. Vous pouvez utiliser un rapport détaillé dans Zoho Books pour comparer vos budgets avec vos résultats réels. Vous pouvez trouver une liste de comptes dans ce rapport avec leurs budgets, leurs réalisations et leurs écarts. Vous pouvez trouver les comptes qui dépassent le budget en observant les tendances entre les réalisations et les budgets. Ensuite, vous pouvez prendre les mesures appropriées pour ramener ces comptes sous le budget à l’avenir.
3. Faire des choix judicieux
Une fois que vous avez établi votre budget et que vous l’avez comparé aux performances réelles de votre entreprise, il est important de trouver les domaines qui nécessitent votre attention. Il vous sera plus facile de prendre des décisions sur la manière de dépenser plus efficacement à l’avenir si vous identifiez les domaines problématiques dans votre entreprise. Cette connaissance vous aidera à fixer des objectifs plus raisonnables et à mettre votre entreprise sur la voie du succès.
Services de consultation Zoho Books
Les plateformes comptables efficaces sont bénéfiques pour les petites et moyennes entreprises (PME) du Québec. L’acquisition de connaissances à l’interne coûte généralement beaucoup d’argent, et les retombées peuvent mettre du temps à se manifester. Avec un logiciel de paie, deux clics suffisent.
La gestion du budget est simplifiée, tant pour les entreprises que pour les employés, lorsqu’un logiciel est utilisé. Si vous cherchez un moyen sûr et abordable de gérer les impôts, les déductions de prestations sociales et la paie de vos employés, ne cherchez pas plus loin que Cofinia. Nos experts Zoho Books peuvent vous aider à optimiser vos opérations comptables et financières.
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