De plus en plus d’entreprises utilisent Zoho One pour gérer leur entreprise. Avec la quantité d’application offerte, cela peut devenir assez difficile de déterminer lesquelles nous conviennent.
Voici quelques étapes pour déterminer quel logiciel de gestion Zoho convient le mieux à vos besoins en matière de gestion de projet :
1. Définir vos objectifs et vos besoins :
Avant de choisir une application de gestion de projet, il est important de définir clairement vos objectifs et vos besoins en fonctionnalités. Cela vous aidera à sélectionner l’application qui convient le mieux à votre entreprise et à votre projet. Pour vous aider à démarrer, voici une liste de critères à prendre en compte lors de la sélection de votre logiciel de gestion de projet :
Commencez par définir vos objectifs en gestion de projet et vos besoins en fonctionnalités
- Planification de projet : Avez-vous besoin de créer des plans de projet, avec phases, dates d’échéance, tâches et dépendances entre les tâches?
- Gestion de tâches : Avez-vous besoin d’assigner les tâches aux membres de l’équipe, assigner des priorités, des dates d’échéance, et des statuts de tâches (à planifier, en cours, urgent,…)
- Collaboration en temps réel : Avec le travail à distance, les outils de gestion de projet permettent la collaboration beaucoup plus facilement et en temps réel; partage de fichiers, commentaires sur la réalisation des tâches, comptes rendus de réunion, accès aux clients ou aux sous-traitants
- Suivi des progrès : Avez-vous besoin de suivre l’avancement du projet et des tâches?
- Gestion de ressources : Avez-vous besoin de mesure la capacité de vos équipes à pouvoir livrer les projets, suivre les budgets par tâches, par phases?
- Rapports et analyses : Quels sont les rapports requis? Rapport sur les progrès du projet, les coûts, les délais et les performances des membres de l’équipe?
- Automatisation : Avez-vous besoin de modèles de projets à modifier au besoin, de champs personnalisés, de fonctions automatisées pour maximiser votre efficacité?
- Intégration avec d’autres applications : Un logiciel comptable est essentiel pour faciliter la facturation, un CRM pour lier les informations sur les opportunités et les contacts.
Bien reconnaître ses besoins et objectifs est une étape-clé pour trouver le bon logiciel de gestion de projet!
2. Testez les différents logiciels de gestion de Zoho pour trouver celui qui vous convient le mieux
Essayez les versions gratuites des applications Zoho
Essayez les versions d’essai gratuites de chaque application de Zoho (utiliser un courriel personnel pour ne pas « polluer « votre environnement avec de fausses données. Cela vous permettra de tester les fonctionnalités et de voir comment chaque application du produit fonctionne en pratique.
Évaluez la facilité d’utilisation
Si vous n’avez pas de processus de gestion de projet en place et vous souhaitez débuter, il est important de considérer l’impact que cela aura sur votre équipe. La gestion du changement risque de vous demander un bon investissement en temps. Prenez en compte l’interface utilisateur et la facilité d’utilisation de chaque application. Si votre équipe n’est pas habituée à faire des feuilles de temps ou à utiliser un logiciel de tâches pour planifier et prioriser le travail, la marche risque d’être haute. Si le logiciel n’est pas utilisé parce qu’il est trop complexe, l’information recueillie ne sera pas aussi utile que souhaitée.
3. Considérez la flexibilité et l’évolutivité
Enfin, considérez la flexibilité et l’évolutivité de chaque application. Si votre entreprise est en croissance, il peut être logique de passer à Zoho Project dès maintenant pour être en mesure d’être bien outillés lorsque votre entreprise aura plus de ressources et de projets à gérer.
Un des meilleurs moyens de savoir comment Zoho sera bénéfique pour notre gestion de projet restera de l’essayer
Quelles sont les principales différences entre les applications de Zoho qui offrent la gestion par projet
Les applications de gestion de projet de Zoho sont conçues pour aider les équipes à collaborer et à gérer efficacement les projets, des tâches les plus simples aux projets les plus complexes. Dans cette section, nous passerons en revue les différentes applications de gestion de projet de Zoho et nous mettrons en valeur les différences clés afin de vous aider à choisir celle qui convient le mieux à vos besoins d’entreprise.
Zoho Project
C’est l’application phare de Zoho pour la gestion de projet. Elle offre des fonctionnalités complètes pour la gestion des tâches, des calendriers, des rapports, de la gestion des ressources et des budgets, ainsi que des fonctionnalités de collaboration en temps réel. Zoho Project est une solution complète de gestion de projet. Elle peut être intégrée avec Zoho CRM, Zoho Books et Zoho Analytics pour devenir un logiciel intégré assez complet.
Avantages
- Offre de nombreuses fonctionnalités de gestion de projet telles que la gestion de tâches, la planification de projet, la gestion des documents et le suivi du temps.
- La version gratuite permet la gestion de projets pour un nombre limité de projets et d’utilisateurs.
- Intégration avec d’autres applications Zoho telles que Zoho CRM et Zoho Invoice.
- Possibilité de personnaliser l’interface utilisateur.
Inconvénient
- Certaines fonctionnalités de reporting peuvent être limitées dans la version gratuite.
Zoho Books
Il s’agit d’un logiciel de comptabilité en ligne conçu pour les entreprises. Bien qu’il ne soit pas spécifiquement destiné à la gestion de projet, Zoho Books peut être utilisé pour faire des feuilles de temps, imputer des coûts aux projets (dépenses, factures fournisseurs) et il permet également de facturer. Il offre aussi la possibilité de créer des champs personnalisés et d’être intégré à Zoho CRM et Zoho Analytics. Il n’y a pas de fonction de planification dans Zoho Books.
Avantages
- Facilité d’utilisation et interface intuitive.
- Offre de nombreuses fonctionnalités de gestion financière telles que la facturation, la gestion des dépenses, la gestion des stocks et la gestion de la paie.
- Possibilité de personnaliser les factures et les devis.
- Intégration avec d’autres applications Zoho telles que Zoho CRM et Zoho Analytics.
Inconvénients
- La version gratuite ne prend en charge qu’un nombre limité de factures et de clients.
- Certaines fonctionnalités avancées telles que la gestion des projets et des commandes d’achat ne sont disponibles que dans les versions payantes.
Zoho People
Il s’agit d’un logiciel de gestion des ressources humaines qui offre des fonctionnalités pour la gestion des employés, des congés, des absences et des feuilles de temps. Bien que cela ne soit pas spécifiquement lié à la gestion de projet, Zoho People permet de faire l’approbation des feuilles de temps plus efficacement que les autres applications.
Avantages
- Offre de nombreuses fonctionnalités de gestion des ressources humaines telles que la gestion des congés, la gestion des performances et la gestion des dossiers des employés.
- Possibilité de personnaliser l’interface utilisateur.
- Intégration avec d’autres applications Zoho telles que Zoho CRM et Zoho Recruit.
- La version gratuite permet la gestion des dossiers des employés pour un nombre limité d’utilisateurs.
Inconvénients
- Certaines fonctionnalités avancées telles que la gestion des avantages sociaux et la gestion de la paie ne sont disponibles que dans les versions payantes.
- Les fonctionnalités de collaboration en temps réel peuvent ne pas être aussi avancées que celles d’autres applications de gestion des ressources humaines.
Zoho Sprint
Il s’agit d’une application de gestion de projet Agile destinée à la planification, à la gestion et au suivi des projets Agile. Zoho Sprint offre des fonctionnalités pour la gestion des sprints, des tâches, des user stories et des burndowns. Il est particulièrement utile pour les équipes en développement technologiques et il s’intègre avec Zoho Project.
Avantages
- Zoho Sprints est une application de gestion de projet agile avec une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser.
- Elle permet aux équipes de travailler de manière collaborative en temps réel, ce qui peut améliorer l’efficacité et la qualité du travail.
- Elle offre des fonctionnalités telles que la gestion de sprint, la planification de backlog, le suivi de la vélocité et la collaboration en temps réel, qui sont essentielles pour les projets agiles.
- Zoho Sprints est intégrée à d’autres applications de Zoho telles que Zoho Projects et Zoho CRM, ce qui peut faciliter l’intégration des données entre différentes équipes et projets.
- Elle offre également des fonctionnalités de gestion de ressources pour aider les chefs de projet à affecter les ressources en fonction des besoins du projet.
Inconvénients
- Zoho Sprints peut manquer de certaines fonctionnalités avancées de gestion de projet proposées par d’autres applications de gestion de projet telles que Zoho Projects.
- La plateforme peut être moins performante lorsqu’elle est utilisée pour des projets plus importants et complexes.
Vous pourrez remarquer que chacune de ces options comporte ses propres avantages différenciateurs et donc que la plateforme que vous choisirez aura un impact important sur votre gestion de projet
Évaluez les capacités de votre équipe et les méthodes de gestion de projet
Avant de choisir une application de gestion de projet dans Zoho, il est important d’évaluer les capacités de votre équipe ainsi que les méthodes de gestion de projet qu’elle utilise. De cette façon, vous pourrez choisir une application qui correspond à la fois aux besoins de votre équipe et à la méthodologie que vous utilisez.
Si votre équipe travaille selon les méthodes de gestion de projet en cascade
Si votre équipe travaille selon les méthodes de gestion de projet en cascade, il est important de choisir une application de gestion de projet qui prend en charge le modèle en cascade et les processus associés tels que l’analyse des besoins, la planification, l’exécution, le suivi et la clôture du projet. Zoho Project est une solution qui conviendra parfaitement à ce type de méthodologie, car elle offre des fonctionnalités de gestion de projet en cascade, telles que la planification de projet en mode Gantt, l’élaboration de diagrammes de flux de travail et la gestion des tâches.
Si votre équipe travaille selon les méthodes agiles
Si votre équipe travaille selon les méthodes agiles, il est important de choisir une application de gestion de projet qui prend en charge les méthodes agiles telles que Scrum ou Kanban et qui offre des fonctionnalités telles que la gestion de sprint, la planification de backlog, le suivi de la vélocité, et la collaboration en temps réel. Zoho Sprint est la solution idéale pour les équipes agiles, car elle offre une gestion de projet agile complète, y compris des fonctionnalités de gestion de sprint, de planification de backlog et de collaboration en temps réel.
Votre équipe reste au centre de votre gestion de projet, Il est important de considérer la manière dont elle fonctionne lorsque vous choisirez votre application Zoho
N’oubliez pas de prendre en considération le budget et le nombre d’utilisateurs
Lorsque vous choisissez une application pour la gestion de projet dans Zoho, il est important de considérer le budget de votre équipe et le nombre d’utilisateurs qui auront accès au logiciel. Les outils de gestion de projet de Zoho offrent une variété de versions, allant de la version gratuite à la version payante, en fonction des fonctionnalités requises pour votre projet.
Version gratuite vs version payante
Si votre équipe est petite et que vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes dans la version payante, la version gratuite pourrait être suffisante. Cependant, si vous travaillez sur des projets complexes avec de nombreux chefs de projet et parties prenantes, il peut être utile d’investir dans une version payante pour avoir accès à des fonctionnalités avancées telles que la gestion de portefeuille de projets, la gestion des ressources, la gestion des risques et une interface intuitive pour une meilleure compréhension des données en temps réel.
En considérant le budget et le nombre d’utilisateurs, vous pourrez choisir l’outil de gestion de projet de Zoho le plus adapté à votre équipe entre des produits comme Zoho project, Zoho people et Zoho sprint.
Comment intégrer l’application de gestion de projet Zoho dans votre entreprise?
Formation et adoption par les utilisateurs
Lorsque vous intégrez un nouvel outil de gestion de projet, la formation et l’adoption par les utilisateurs sont essentielles pour une mise en œuvre réussie. Assurez-vous de fournir une formation à tous les membres de l’équipe impliqués dans la gestion de projet pour qu’ils comprennent comment utiliser le produit et comment il peut les aider dans leur travail.
Cela peut inclure une formation en ligne, des sessions en personne, des tutoriels vidéo, ou toute combinaison de ces options. Pour faciliter l’adoption de l’application, vous pouvez également nommer un chef de projet qui sera responsable de promouvoir son utilisation et d’aider les membres de l’équipe à résoudre les problèmes éventuels.
Personnalisation de l’application pour répondre aux besoins de l’entreprise
Chaque entreprise a des besoins de gestion de projets uniques. Pour tirer le meilleur parti de l’application de gestion de projet Zoho, vous devez personnaliser l’outil pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. La personnalisation peut inclure la création de modèles de projet, de tableaux de bord et de rapports personnalisés, ou la configuration de flux de travail pour automatiser les tâches récurrentes. Vous pouvez également personnaliser les permissions et les rôles de l’utilisateur pour contrôler l’accès aux données sensibles.
Intégration avec d’autres outils et applications utilisés par l’entreprise
Pour maximiser l’efficacité de votre gestion de projets, il est important d’intégrer l’application de gestion de projet Zoho avec les autres outils et applications utilisés par votre entreprise. Cela peut inclure l’intégration de l’application de gestion de projets avec des logiciels de gestion des ressources humaines, des outils de gestion de temps, des outils de gestion de portefeuille de projets, ou tout autre produit de gestion que votre entreprise utilise. L’intégration peut permettre la synchronisation des données en temps réel, ce qui réduit le temps de double saisie des données et améliore la qualité globale des données.
L’intégration de votre nouveau logiciel de gestion de projet restera l’étape la plus importante pour vous assurer de son utilisation à pleine capacité. Cette étape est primordiale!
En conclusion: Notre avis d’experts!
Ayant réalisé un grand nombre d’implantations dans différentes industries, et étant utilisateur de Zoho Project pour la gestion de nos projets, nous sommes à même de constater les avantages et les inconvénients de chacune. Une grande partie de votre décision doit être basée sur la maturité de votre entreprise dans sa gestion de projet;
Êtes-vous assidus à utiliser un logiciel de planification de projet, à l’affectation des ressources, à consigner les travaux réalisés, au suivi des échéanciers?
Si oui, Zoho Project pourrait être la solution pour vous. Mais si vous avez besoin d’une solution simple d’utilisation mais qui vous permet de suivre les coûts de projet et faciliter la facturation, alors Zoho Books serait plus approprié.
