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Pourquoi passer à la comptabilité en continu?

J’entends régulièrement des chefs d’entreprises mentionner qu’ils ont de la difficulté à obtenir leurs résultats financiers dans un délai fixe suivant la fin du mois.

Pour avoir travaillé pour une compagnie côté en bourse, il n’y a rien comme une obligation réglementaire pour entraîner un processus de publication d’états financiers fiable et durable. Ce qui est rarement le cas des PME.

La vie d’une entreprise comporte un grand nombre d’imprévus qui se reflète au niveau de la comptabilité. Plus les processus sont documentés, structurés et suivis, plus les comptables seront en mesure d’absorber ces événements sans dévier du plan de travail.

Existe-t-il un plan de travail dans votre entreprise ? Est-ce que tout est dans la tête de votre comptable ? C’est trop souvent le cas. Tant que la ressource est en poste, cela fonctionne, elle est en contrôle et vous aussi. Puis survient un départ ou une absence prolongée, un nouveau client entraînant une croissance importante ou une acquisition, c’est à partir de ce moment que ça se corse.

La comptabilité en continu permet de morceler le travail durant le mois. Au lieu d’attendre à la fin du mois, du trimestre ou de l’année pour concilier et comptabiliser certaines dépenses, le comptable effectue le travail en plusieurs petites étapes. L’avantage est qu’il est plus facile de se souvenir (lui, vous ou un de vos employés) quel est cette dépense, où est la pièce justificative ou de contacter le fournisseur pour faire une correction s’il y a eu erreur.

Ça semble banal, mais par expérience, ça prend un certain temps pour s’habituer à ce changement. Il faut établir un plan de travail, donner des échéances claires à ceux qui font partie du processus et surtout avoir la rigueur de suivre le plan. C’est également une bonne façon de mieux répartir la charge de travail sur plus d’un membre de l’équipe.

Lorsque je parle de cette approche, les ressources comptables (tant les techniciens que les professionnels) ont une réaction du type  “pourquoi faire quelques choses à chaque semaine que je peux faire une fois dans le mois ?” Il y a beaucoup de scepticisme.

Mon analogie est la suivante, vaut mieux se brosser les dents tous les jours que d’attendre un nettoyage par le dentiste aux 6 mois. Question de prévention. Parce que comme mentionné au début du texte, il y a toujours des imprévus dans la vie d’une entreprise et qu’il faut se donner les moyens d’y être préparé.

La règle du 80-20 s’applique en comptabilité aussi. Faire 80% des transactions comptables dans 20% du temps. C’est ce qui laisse 80% du temps pour régler les cas problèmes et analyser les rapports financiers, qui entraîneront peut-être d’autres corrections. La comptabilité en continu permet de traiter les transactions plus régulièrement, de repérer les transactions plus problématique, éviter le goulot d’étranglement quand arrive le temps de produire les rapports financiers en fin de mois et d’arriver à produire une information de qualité dans les délais.

  • Posted by cofinia
  • On 15 août 2016
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Tags: Comptabilité de gestion, Comptabilité de management, États financiers, Tenue de livres

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